Manter a ordem no escritório acaba tendo impacto positivo na produtividade.
Existem diversas metodologias que ensinam o que de fato pode ser considerado como um ambiente organizado. Uma das mais conhecidas é a metodologia 5S. O número representa a quantidade de palavras, todas elas iniciadas com a letra S, que trazem mais do que simples atividades que precisam ser feitas. Elas apresentam filosofias e metodologias que precisam estar inseridas no contexto da empresa de uma forma geral e irrestrita. Algo que deve ser inserido no DNA de qualquer negócio.
A organização se faz necessária especialmente em determinados ambientes criativos de produção, tais como as produtoras digitais ou setores que trabalham com criação e que dependem basicamente de sistemas para que o trabalho possa ser feito e entregue. É muito recorrente olharmos para uma empresa com estas características e pensarmos “nossa, que ambiente mais organizado”. As mesas podem estar limpas, não existem papeis voando por todos os lados, mas quantos itens existem na área de trabalho? Quantas pastas eu preciso acessar ou quanto tempo preciso perder para encontrar determinado arquivo? Quantos softwares precisam ser utilizados para executar uma atividade? E será que todos os funcionários realmente sabem todos os passos que precisam ser executados?
É sobre este nível de organização que o 5S fala. Mas antes de entender melhor como ele pode ser implementado no dia a dia da sua empresa, é importante entender os seus conceitos e as suas origens.
O significado por trás dos 5S
Assim como diversas outras metodologias utilizadas pelos administradores nos dias de hoje, o conceito de 5S surgiu no Japão. O principal objetivo deste conjunto de iniciativas era criar um ambiente de trabalho mais adequado visando o aumento da produtividade. Vale ressaltar que o 5S surgiu no Japão no começo da década de 50, um momento no qual uma grande força surgiu na comunidade japonesa para conseguir reerguer o país depois da derrota e da humilhação pós-segunda guerra mundial.
Aquelas empresas que conseguiram se destacar neste cenário passaram a ser objeto de estudo, anos mais tarde. Algo que foi identificado como presente no DNA daquelas companhias que conseguiram se efetivar naquele momento de crise foi um conjunto de comportamentos que tornavam o local de trabalho extremamente bem organizado. Os conjuntos de palavras que definiam os 5S eram:
- Seiri – Seleção;
- Seiton – Ordenação;
- Seiso – Limpeza;
- Seiketsu – Padronização;
- Shitsuke – Disciplina.
Voltando ao assunto
Analisada a forma como as empresas organizavam a metodologia de trabalho no dia a dia, muitas empresas passaram a implementar esta forma de trabalho no seu dia a dia. Primeiramente, somente as companhias que trabalhavam com a produção e com as transformações de bens. Mas, com o passar dos anos, as empresas de serviço também passaram adaptar as cinco palavrinhas no cotidiano.
Como resultado esperado nas empresas, o 5S consegue aumentar não apenas a produtividade como também a qualidade dos produtos e serviços finais. Afinal de contas, um ambiente organizado faz com que o índice de erros reduza drasticamente. Com o aumento da produtividade, as empresas conseguem otimizar os seus recursos e lucrar mais.
O 5S também prepara a empresa para que outros programas visando a qualidade sejam implementados, uma vez que ele fornece a base necessária.
Na atual era digital, na qual todas as empresas, organizações e setores acabam produzindo e administrando uma grande quantidade de informações e dados, os 5S acabam se tornando ainda mais importantes e atuais. Ao conseguir manter tudo organizado seguindo uma determinada metodologia, a empresa reduz o risco de perdas, tanto intelectuais quanto em termos financeiros.
Como implementar o 5S nas empresas ou setores de produção digital
Seiri – Seleção (classificar / separar): Nesta etapa existe a necessidade de olhar e avaliar com cuidado todo o ambiente empresarial. Ao olhar com cuidado, os gestores e suas equipes precisam identificar quais são aqueles materiais e recursos que realmente são essenciais e que agregam valor para a execução do trabalho. Torne isso um processo oficial, defina os responsáveis e dissemine a cultura de organização na organização. Lembre-se é necessário investir tempo e recursos, pensa depois na facilidade e agilidade que os projetos poderão ganhar.
Seiton – Ordenação (organização): Depois de tornar oficial e da triagem, é importante organizar todos os itens de acordo com as rotinas e as tarefas que precisam ser executadas ao longo do dia. Neste caso, crie um padrão de cadastro com nomes, descritivos e um método realmente efetivo que é a inserção de tags, ou etiquetação, dos itens. É natural que as coisas se desorganizem no dia a dia de trabalho, mas é preciso separar um dia para que essa organização aconteça. Plataformas como a Huntag, podem auxiliar nessa organização de forma simples e usual. sem a preocupação de ficar criando e organizando em pastas. Defina as prioridades, o que é mais relevante organizar e mãos a obra!
Seiso – Limpeza: Quando as coisas estão organizadas e livre do excedente, é importante manter o ambiente limpo. Existem diversas pesquisas que provam que os funcionários trabalham melhor quando estão inseridos em um ambiente limpo, tudo que estiver sobrando deve ser descartado para que o ambiente seja otimizado. E no digital não é diferente, como está seu desktop hoje?
A limpeza também ajuda a se livrar das coisas que não estão sendo utilizadas, portanto se complementa em relação a etapa número 1.
Seiketsu – Padronização: Essa é uma regrinha bastante conhecida do dia a dia de qualquer empreendedor ou gestor. Mas também pode ser considerada como um dos hábitos mais difíceis de manter dentro de qualquer organização. A padronização deve ser pensada como uma forma de tornar o trabalho mais efetivo, e complementa a etapa da organização, mas é importante que sua estrutura não seja tão dura a ponto de se tornar ultrapassada rapidamente. Esse é um risco que as empresas e equipes que trabalham com produção digital correm mais do que em outros segmentos. Sistemas e softwares ajudam muito na hora de padronizar estas tarefas.
Shitsuke – Disciplina: Sem dúvidas este é o S mais importante dentro os cinco, e também foi aquele que se tornou decisivo na vida dos japoneses que conseguiram reerguer suas empresas. É preciso manter tudo o que foi criado nos outros quatro S, e para isso é necessária muita disciplina e controle!
Para implementar uma cultura 5S na sua empresa ou equipe, é importante ressaltar a importância e os benefícios que esse processo trarão. Criar um ambiente colaborativo é fundamental para a saúde do processo.
Agora que você conhece os 5S, mãos à obra! Comece a implementar na sua empresa, mas, durante o processo, não esqueça de identificar quais são aqueles parceiros que poderão te ajudar nesta tarefa. Conte sempre com o Huntag, uma plataforma simples e funcional, para manter o seu ambiente digital organizado, otimizado e gerenciado.
Envie um e-mail para: contato@huntag.com.br ou através do nosso formulário.
Vem com a gente!
Let’s hunt, let’s tag!
