A busca de informações e conteúdos, sempre fez parte das nossas vidas pessoais e profissionais. Os processos analógicos que antigamente era feitos através de livros, gaveteiros em arquivos e inúmeras pastas em prateleiras, foram se digitalizando e se transformando em mecanismos de buscas ágeis e de fácil acesso. Embora os mecanismos de buscas estejam mais enraizados em nossas vidas pessoais, as empresas necessitam de processos que facilitem sua “pesquisa corporativa” e agilizem processos internos.
Quando falamos de mecanismos de buscas “pessoais”, logo vem a cabeça o Google. Mas saiba que o Google não está sozinho, existem vários outros mecanismos que fazem o mesmo trabalho e podem até manter sua privacidade. Já que o Google é conhecido por rastrear dados.
Mas quando falamos de pesquisa corporativa, estamos falando de sistemas ou ferramentas que auxiliem dentro de uma empresa a buscar informações e conteúdos relevantes para o dia a dia de trabalho. Quando os colaboradores podem encontrar o que precisam no momento certo, as empresas se beneficiam com a agilidade e produtividade desses colaboradores, onde qualquer departamento pode sair ganhando com a busca de documentos sobre um produto, recuperar uma apresentação institucional ou dar suporte a um cliente com os materiais do seu projeto. É aí que um sistema DAM (Digital Assets Management) entra e otimiza todas as coisas.
Veja abaixo 5 motivos para implementar um sistema DAM na sua empresa:
Motivo 1 – Gestão do Conhecimento
A hora do cafezinho pode ser muito mais do que um momento de descontração entre os colaboradores de uma empresa. Naquele ambiente, podem-se lançar informações importantes sobre ideias criativas, lições aprendidas, boas práticas para um procedimento ou mesmo sobre uma novidade no ramo de atuação da organização.
Essas informações podem, no entanto, evaporar com a fumaça do café ou serem canalizadas para o crescimento e o desenvolvimento dos negócios. E isso vai depender de se ter ou não uma cultura de gestão do conhecimento.
Embora as informações e arquivos possam ser cuidadosamente guardados em uma pasta, a busca por esses dados chega a ser maçante. O conhecimento não é útil se estiver “trancado” onde ninguém pode acessá-lo.
Motivo 2 – Visão 360 graus
Ter uma Visão 360 graus, significa ter a visão de tudo que está a sua volta. Dentro de uma empresa é ter uma visão de todos os níveis, saber o que ocorre em cada área, cliente, etc. Os mecanismos de buscas ajudam a nivelar essa visão, quando todos estão por dentro das informações, dos conteúdos que a empresa está gerando, evita-se trabalhos duplicados, consequentemente economia de tempo e dinheiro.
Se imagine em um projeto onde você tenha que acompanhar processos de validação, aprovar conteúdos e ter acesso aos principais materiais dele. Em um ambiente onde tudo é descentralizado, informações são transmitidas por e-mail e mensagens instantâneas, é muito fácil se perder e não ter a visão do todo.
Um sistema DAM que te auxilie com esses fluxos de tráfego de informação e conteúdo, irá te dar muito mais agilidade e precisão para tomadas de decisão certeiras.
Motivo 3 – Compartilhando experiências
Um estudo realizado, descobriu que 42% do conhecimento institucional era exclusivo das pessoas, ou seja, quando as pessoas não estão presentes na empresa ou acabam deixando seus empregos, os parceiros de trabalho não conseguem fazer 42% do trabalho específico desses colaboradores.
Mas quando falamos de conhecimento institucional, não podemos esquecer do intelecto dessas pessoas. O que sua empresa produz de arquivos e informações de projetos, seja interno ou para clientes, são materiais ricos que necessitam de atenção e cuidado, que muitas vezes não são acessados pela falta de visão 360 graus. Quando um colaborador sai da empresa, levando com ele a ideia do que ele produziu, quando produziu e para quem produziu, aumenta as chances de retrabalhos.
Um DAM possibilita o compartilhamento de ideias, traz ao dia a dia a oportunidade de inspirar pessoas através da criatividade de outras pessoas, além de reduzir em até 30% o custo operacional de projetos através do reaproveitamento de recursos.
Motivo 4 – Gestão do Fluxo de Conteúdo
Você já parou pra pensar na quantidade de conteúdos que é gerada pela sua empresa? Seja nas áreas de marketing, comunicação, projetos, financeiro, etc. São inúmeros textos, imagens, vídeos, documentos de planejamento, guias de estilo, dados de pesquisas, enfim, uma infinidade de materiais que precisam ser adequadamente armazenados e facilmente localizados. Além disso, a dinamicidade e rotatividade das empresas é outro fator que colabora para a dispersão de dados, pois tudo acontece num piscar de olhos.
Gerir o fluxo desses materiais, é saber quem produziu, quem está utilizando, para onde foi compartilhado e em qual projeto está sendo usado. Isso auxilia as estratégias das empresas principalmente em suas áreas de marketing e comunicação, que conseguem acompanhar a evolução das suas campanhas, gerenciar direitos de uso de imagens, acompanhar a evolução dos materiais da sua marca e muito mais.
Ao organizar as informações e seus fluxos de aprovação, um DAM contribui para a preservação da memória corporativa e para a distribuição linear de conhecimento entre as equipes. Quando se tem acesso à tudo que já foi criado, aprovado e utilizado, os profissionais têm mais condições de evitar repetir erros antigos, investir recursos em conteúdos que não funcionam tão bem ou perder tempo com retrabalho por não conseguir localizar ativos digitais do passado.
Motivo 5 – Integração de novos colaboradores
A chegada de um novo colaborador é sempre um desafio para os gestores, pois uma boa integração com a empresa e o time é a garantia de satisfação desta pessoa. Além de todo o conhecimento que ela deve desenvolver para suas tarefas diárias, é sempre complicado quando é necessário rever o passado para deixá-la alinhada com o presente.
Arquivos já produzidos, projetos já finalizados e boas práticas, são alguns exemplos fundamentais que o DAM auxilia e gera autonomia para que todos fiquem alinhados na mesma página. Isso auxilia no processo de integração e diminui o tempo que o novo colaborador precisa para ter a visão do todo e levar o seu trabalho para o próximo nível.
Uso de sistemas DAM
O uso de um sistema para organizar e gerenciar os conteúdos das empresas está sendo cada vez mais comum. Quando os colaboradores encontram o que precisam, podem atender melhor suas demandas de trabalho, economizar tempo com tarefas repetitivas, trabalhar no estratégico e preservar o conhecimento institucional. A Huntag é uma plataforma completa, on-line, de interface simples e intuitiva que ajuda equipes a se organizarem melhor e gerenciarem seus conteúdos e processos de forma eficaz. Fale com a gente através do e-mail contato@huntag.com.br ou através do nosso formulário.
