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Digital Asset Management: o que é e seus benefícios

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Equipe Huntag

O volume de informações no mundo corporativo continua a crescer. Consequentemente o desafio de como gerenciá-las é maior e torna necessário adotar plataformas de gestão de conteúdo, para que essa tarefa seja mais fácil e retorne resultados para as empresas.

A boa notícia é que a implantação de um sistema de gerenciamento de ativos digitais, que em inglês é conhecido como Digital Asset Management ou DAM, permite agregar, organizar e distribuir acesso a essas informações que leva uma maior capacidade de produtividade e custos reduzidos.

Com isso, as empresas conseguem ter uma noção e controle sobre seu patrimônio produzido, fazer com que as equipes estejam alinhadas sobre seus materiais e evitam retrabalho e duplicidade de arquivos.

Esse tipo de sistema afeta a forma de lidar com os dados e pode ser peça importante na hora de implantar a transformação digital dentro da sua corporação.

O que são ativos digitais?

Ativos digitais, incluem todo tipo de informação, conteúdo e arquivo digital. Desde de uma arte para um site, logotipos da empresa, vídeos, fotos, apresentações em PowerPoint, enfim, tudo que for valioso em termos de produtividade e avaliação da empresa.

O que é Digital Asset Management?

Um aplicativo de DAM é simplesmente uma ferramenta para organizar ativos de mídia digital para armazenamento, recuperação e distribuição.

Com avanço tecnológico e a alta demanda na produção de conteúdos e produtos, uma plataforma DAM é essencial para organizar o volume de informações, dentro das empresas, que levariam tempo demais para achar se não fossem mantidos em um sistema de gerenciamento.

Em 2016 o mercado de Digital Asset Management foi avaliado em U$2.08 bilhões de dólares e tem previsões que até 2022 chegará em U$5.66 bilhões de dólares, devido ao aumento da produção de ativos digitais que precisam ser organizados e distribuídos nas organizações.

Quais os benefícios do gerenciamento de ativos digitais?

 

O maior ponto de dor para muitas equipes é alcançar uma eficiência equilibrada: cumprir os prazos, mas produzir o melhor resultado do projeto. Reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas criará mais espaço para a criatividade – e é aí que o gerenciamento de ativos digitais pode ajudar.

Com uma ferramenta DAM, você pode acelerar o processo de produção em um local centralizado para todos os arquivos digitais, bem como canais de comunicação, tornando extremamente fácil encontrar e compartilhar qualquer arquivo e lidar com projetos de forma mais direta.

Tempo é dinheiro!

Ter fácil acesso ao que você precisa, no momento certo e na hora certa é excelente, certo?

Mas muitas vezes isso não é possível devido a falta de organização adequada que se torna um dos principais inimigos da produtividade. Manter todos os arquivos digitais centralizados e de fácil acesso, pode ser uma tarefa um pouco complicada dentro das empresas.

A criação de diversas pastas e subpastas, diretório extensos e falta de padrão, é dos principais problemas.

Ao organizar os principais materiais em uma plataforma DAM, além da comodidade de estarem armazenados no mesmo lugar, a possibilidade de categorização, inserção de palavras-chave (tags) e leitura de metadados, gera grande comodidade à equipes no momento da busca dos ativos.

Sem contar a possibilidade de compartilhamento dentro da empresa, com diferentes equipes, e externo com seus clientes e parceiros.

Permissões de usuários e controle de uso

Com a plataforma DAM, cada usuário terá seu tipo de permissão para acesso aos ativos e também é possível ter relatórios para controle de quem está fazendo o download ou upload dos materiais no sistema.

Através dessa gestão o compartilhamento fica mais seguro e as empresas conseguirem ter uma visão do ciclo de vida dos seus ativos. Saber quantas vezes ele foi utilizado e por quem, auxilia no processo de planejamento de um projeto. Por exemplo, se uma imagem ela teve um alto volume de downloads, significa que a empresa economizou muito tempo e dinheiro com o reaproveitamento dela, mas talvez seja a hora de fazer a reciclagem para não a tornar uma imagem cansativa e deixar de ouvir pelos corredores: “De novo a imagem do aperto de mão na apresentação da empresa!”.

Todos na mesma página

O que acontece muito em grandes e até pequenas empresas é cada equipe ter sua apresentação referente a sua área. Isso é ótimo, se não fosse o fato das apresentações, cada uma estar com seu jeito, seu template e sua forma de aplicação do logotipo, por exemplo.

Trabalhar em uma empresa onde cada membro da equipe armazenou seus arquivos digitais em um lugar diferente, é frustrante!

A falta de centralização de certos materiais, gera essa diferença de versões e um impacto de inconsistência da marca e das informações, tanto dentro como fora da empresa.

Uma solução DAM segura e centralizada, baseada em nuvem, pode impedir essas frustrações. Ao organizar ativos com base em uma estrutura de taxonomia, o DAM torna muito mais fácil encontrar arquivos usando filtros, tags e outros métodos de pesquisa avançada.

Pontos importantes de uma solução DAM para que todos fiquem alinhados na mesma página:

  • Controle das diretrizes da marca para garantir que tudo esteja no padrão da marca;
  • Mais tempo para se dedicar ao trabalho criativo;
  • Armazenamento centralizado, além de uma maneira fácil de procurar e encontrar o arquivo certo em segundos;
  • Uma única fonte de verdade para todos os arquivos.
Economia colaborativa e criativa

Com uma ferramenta de Digital Asset Management setores de comunicação, marketing, vendas e educação, possuem um ambiente de colaboração criativa.

Comunicação – No departamento de design, a vantagem óbvia é o tempo economizado na localização de ativos existentes e em maior uso e reutilização desses recursos, mas os benefícios não param por aí. Com um sistema de DAM você pode efetivamente capturar ideias para projetos futuros e colocá-los no sistema de DAM para posterior recuperação, para que a energia criativa de sua empresa não seja perdida.

Marketing – Acesso instantâneo a versão atual do guia da marca, imagens de qualidade de todos os seus produtos e eventos, vídeos institucionais, etc.

Vendas – Fácil acesso a templates de propostas comerciais seguindo o padrão visual da marca e acesso à materiais já desenvolvidos que podem ser compartilhados com os clientes.

Educação – Seja ela acadêmica ou corporativa, todos os envolvidos em projetos educacionais terão acesso fácil as informações e materiais relevantes para a confecção de um treinamento ou matéria em sala de aula.

Cada vez mais as empresas e instituições procuram maneira de melhorar processos e eficiências. Sistemas de DAM ajudam a todos departamentos na organização, compartilhamento e rastreamento de ativos, que crescem cada vez mais o volume de produção.

Permite que as equipes façam mais com os recursos existentes, melhorem seu planejamento e a organização se torna mais eficiente e mais responsiva interna e externamente, impactando positivamente no resultado final da empresa.

 

Quer implementar uma solução de Gerenciamento de Ativos de Digitais na sua área de comunicação, marketing ou agência?

Envie um e-mail para: contato@huntag.com.br ou através do nosso formulário.

Vem com a gente!

Let’s hunt, let’s tag!

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