marketing com waterfall

Como fazer gestão de projetos de marketing com Waterfall

Equipe Huntag

A gestão de projetos de marketing não é uma tarefa fácil.

Afinal de contas, são muitos processos, pessoas e ferramentas envolvidos.

Seja em agências digitais ou equipes internas, há um longo caminho para aprovação de cada material divulgado durante a campanha.

Pense em uma simples peça de conteúdo. Para que seja validada, passa por designers, redatores, gerentes de marketing, clientes e outros profissionais.

Durante o procedimento, cada um faz sugestões e realiza solicitações de ajustes. A seguir, as etapas são revisadas pelos integrantes da equipe.

Assim, ações que na teoria poderiam ser finalizadas em horas se prolongam por dias.

Imagine, então, a complexidade de campanhas que envolvem banners, redes sociais, email marketing, links patrocinados, sites, blogs, apresentações, vídeos e ebooks.

É o tipo de coisa que traz dores de cabeça aos profissionais da área.

E se você soubesse que existe um sistema de gerenciamento capaz de não apenas acelerar, mas também organizar e controlar cada passo das atividades de marketing?

Trata-se da metodologia Waterfall, um modelo linear de gestão de projetos que otimiza a produtividade de equipes e garantir a eficiência.

Ficou interessado no tema? Então continue a leitura e descubra como aplicá-lo e mudar a forma como suas campanhas de marketing são conduzidas. 

 

Para que serve a gestão de projetos?

Em qualquer área de desenvolvimento surgem projetos a todo instante.

Isso não é uma exclusividade do marketing. Educação, engenharia, tecnologia, recursos humanos, esportes… enfim, qualquer segmento para o qual são dedicados esforços para crescimento.

Porém, há uma grande dificuldade de organização quando múltiplos elementos são envolvidos.

A gestão de projetos visa planejar, executar, monitorar, validar e entregar projetos de maneira potencializada. Ou seja, ordenando etapas para aumentar a agilidade ou a precisão dos processos, por exemplo.

Isso traz uma série de benefícios como:

  • Prevenção de erros
  • Redução de custos
  • Aproveitamento de tempo
  • Controle de riscos
  • Previsibilidade
  • Produtividade coletiva.

No ambiente corporativo existem diversos métodos de gestão de projetos.

Alguns exemplos são:

  • Waterfall
  • Agile
  • Scrum
  • Kanban
  • e Adaptive Project Framework.

O que é a metodologia Waterfall?

A metodologia Waterfall é também conhecida como método tradicional. No Brasil, alguns profissionais optam por chamá-la pelo nome em português: Modelo Cascata ou Cachoeira.

Sua principal característica é a aplicação de um sistema sequencial, daí a analogia com as quedas d’água, permitindo que as atividades fluam de maneira orgânica, ordenada e cooperativa. Em outras palavras, a linearidade.

Diferentemente de outros modelos como o Agile, que prioriza a velocidade de entrega, o Waterfall prestigia a eficiência e o controle do projeto como um todo.

Outras de suas qualidades são os fatores analítico e estratégico, motivos pelos quais boa parte do ciclo de vida do projeto consiste no planejamento de ações.

Assim sendo, é considerado um método preditivo, que permite a definição de fundamentos como prazo, orçamento e direcionamento de tarefas.

Isso significa que, antes do início da etapa de execução, cada passo é detalhado.

Em termos diretos, o projeto é realizado gradativamente em uma técnica na qual o prosseguimento depende da validação do passo anterior. Assim:

Passo 1 > Aprovação > Passo 2 > Aprovação > Passo 3 > Aprovação…

Ou seja, as atribuições seguem uma dinâmica contínua, sem a aplicação de tarefas simultâneas que causam ruídos ou atrasos.

É importante frisar, no entanto, que o método Cascata nem sempre é o mais indicado para projetos de longo prazo ou alta complexidade.

Em projetos de Tecnologia da Informação (TI), por exemplo, há uma necessidade imediata de verificação para dar continuidade programa.

Isso não acontece em projetos de marketing, já que a testagem não é realizada durante a criação das campanhas, mas ao fim do prazo determinado.

Esse é um importante conceito para se ter em mente na hora de escolher uma metodologia de gestão de projetos: não há um modelo universal. O propósito deve ser avaliado antes da decisão final.

 

Como aplicar o método Waterfall em gestão de projetos de marketing?

A metodologia Waterfall pode gerar grandes benefícios em estratégias de marketing.

Isso porque, ao contrário de outras áreas, se baseia em ações que dependem do elemento humano. Tanto na criação e desenvolvimento de campanhas quanto nas análises de comportamento do consumidor.

Embora a automação esteja presente em muitos campos do marketing, como no recolhimento de dados e automação de fluxos, a criatividade e a inteligência de negócios são aplicados por pessoas.

Ou seja, há elementos psíquicos em jogo.

Vamos usar como exemplo uma agência de marketing.

Imagine que a sua equipe de vendas acaba de fechar um contrato com um cliente para prestação de serviços de inbound marketing.

Isso quer dizer que todos os processos do funil de vendas serão executados de maneira sistêmica com base no marketing de conteúdo. O que inclui:

  • Planejamento estratégico
  • Produção de conteúdo
  • Mensuração de resultados.

Na etapa do planejamento, temos:

  • Detalhamento de orçamento
  • Definição de prazos, objetivos e KPIs
  • Pesquisa de mercado
  • Elaboração de persona
  • Seleção de canais
  • Composição do funil
  • Descrição de formatos e frequência de publicação
  • Criação de calendário editorial
  • Escolha de pautas
  • Delegação de tarefas.

Na metodologia Waterfall, cada etapa é dependente da anterior.

Isso quer dizer que a definição de prazos, objetivos e KPIs só é iniciada após o detalhamento do orçamento. A etapa 2 começa quando a etapa 1 finda.

Seguindo a lógica apresentada no tópico anterior, temos:

Detalhamento do orçamento > Aprovação do cliente > Definição de prazos, objetivos de KPIs > Aprovação do cliente > Pesquisa de mercado > Aprovação do cliente…

Lembre-se que essa é uma versão resumida do processo, já que o próprio planejamento pode depender da participação de outros players, como um gerente, por exemplo.

Passemos para a próxima fase, a produção de conteúdo:

  • Blog posts
  • Landing pages
  • Social posts
  • Fluxos de nutrição de emails
  • Newsletters
  • Fluxos de conversão de vendas
  • Imagens
  • Materiais ricos
  • Vídeos
  • Infográficos

Para manter o foco, vamos nos ater a uma única peça: um blog post.

Perceba que a escolha das pautas já foi realizada na etapa do planejamento. Ou seja, o redator tem em mãos todas as informações necessárias já validadas, como palavras-chave, tema, título, CTA, referências etc.

Depois de produzido o conteúdo, até mesmo processos internos levam tempo. A jornada do texto, de maneira abreviada, ficaria assim:

Redator > Aprovação do revisor > Aprovação do gerente > Aprovação do cliente

Em muitas dessas etapas, serão necessários ajustes nos conteúdos. Quando isso acontece, o projeto retrocede. Além disso, outros profissionais são inseridos no processo, como o designer, o diagramador ou o editor de vídeos.

Essa é uma das grandes dificuldades das agências de marketing nos dias atuais.

O exemplo citado trata de uma única peça de conteúdo. Imagine, então, o quão repetitivos e demorados são os processos em uma estratégia 360º.

É aí que entra um dos maiores benefícios da metodologia Waterfall.

Em dado momento, o cliente poderia pedir a refação ou ajustes em uma peça criada no início da etapa de execução, o que atrasaria a entrega.

No entanto, ela já foi validada anteriormente.

Por conta disso, é muito importante manter os registros de aprovação.

O método Cascata permite o ganho em produtividade justamente porque cada detalhe é acordado entre as partes, garantindo a fluidez do projeto.

O mesmo ocorre na etapa final, na mensuração de resultados:

  • Composição de relatórios
  • Avaliação de resultados
  • Adequação do planejamento estratégico.

Em cada um dos passos, há a validação do cliente, o que permite a continuidade do projeto de maneira cíclica e garante a satisfação e o bom funcionamento dos processos internos e externos da agência.

 

Como utilizar uma ferramenta para gerenciamento de projetos de marketing em Waterfall?

Apesar de todas as vantagens geradas pela metodologia Waterfall em projetos de marketing, existem outras barreiras encontradas durante o gerenciamento das campanhas.

Vamos dar continuidade ao exemplo do tópico anterior e acrescentar um personagem para facilitar o entendimento.

Marcos é o redator responsável pela escrita de artigos da Agência Cinco Estrelas.

Ao finalizar o texto, ele envia um email para o designer, que edita uma imagem de capa e um infográfico para ilustrar o conteúdo.

Ao receber a resposta, ele envia o texto para o revisor, que aponta alguns erros e faz algumas sugestões de melhoria.

Depois de aprovada, a peça chega ao gerente de marketing da agência, que pede a Marcos que adicione dois parágrafos ao texto.

Finalmente, o artigo chega nas mãos do cliente, que possui seu próprio analista de marketing. Ele envia o texto para o seu superior, que novamente solicita modificações e todo o processo se repete.

E, mesmo depois da validação por parte do cliente, Marcos ainda precisa enviar uma nova mensagem ao profissional da agência responsável por programar e publicar o texto no blog. 

Parece uma tarefa longa e árdua, não é mesmo?

Na melhor das hipóteses, Marcos terá enviado no mínimo cinco emails para integrantes da equipe.

Esse mesmo problema se aplica a times de marketing internos ou serviços terceirizados, como freelancers, por exemplo. 

É por isso que, nesses casos, a utilização de uma ferramenta de gestão de ativos digitais (DAM ou Central de Mídias) se faz necessária.

Essas plataformas agregam, centralizam e organizam os conteúdos digitais de uma empresa.

Um bom exemplo é a Huntag, que permite o gerenciamento de ativos digitais de maneira prática e segura.

Com ela você poderá:

  • Reunir todas as peças de conteúdo de uma campanha em um mesmo local
  • Registrar atividades de diferentes indivíduos
  • Automatizar o processo de validação de conteúdo
  • Criar equipes, gerenciar e delegar tarefas de maneira prática
  • Proteger e armazenar o material desenvolvido
  • Facilitar a localização de conteúdos específicos por meio de ferramentas de buscas
  • Comprimir, organizar e fazer o download de imagens
  • Elencar os conteúdos para criar padrões de qualidade.

Tudo isso de maneira ágil e funcional.

Ficou interessado em conhecer a ferramenta que promete revolucionar a sua gestão de conteúdo?

Então entre em contato conosco e solicite uma demonstração gratuita dos nossos serviços.

Imagem do infográfico explorando DAM

Baixe o infográfico:

Explorando o Gerenciamento de Ativos Digitais em Mkt e Comunicação

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