Olhando para seu cenário atual, você sabe o que é há de mais urgente e importante para ser realizado por cada time ou pessoa? Quais as tarefas estão andando ou não em seu negócio? Mais do que isso, quanto tempo elas demoram para ser concluídas e quais são suas necessidades sem precisar recorrer a diversos e-mails ou comunicações?
Fazer um bom trabalho e entregar resultados envolve uma boa gestão de tarefas, afinal, somente visualizando e entendendo o que é feito que se pode cobrar, criar metas, exigir melhores entregas e parabenizar os times e indivíduos pelas suas entregas.
Um bom gestor precisa de uma boa ferramenta de gestão de tarefas para que todo seu time esteja na mesma página e seja capaz de caminhar de forma autônoma, mas organizada e com resultados, prazos e metas claros.
Pensando nisso, como você gerencia as atividades dentro de seus times e dia a dia? Vamos falar mais sobre a gestão de tarefas e te mostrar a melhor ferramenta para esse processo!
A gestão de tarefas
A gestão de tarefas está relacionada ao acompanhamento e monitoramento de atividades durante o ciclo de vida de cada trabalho e isso vai desde seu planejamento, execução, refação, acompanhamento, testes até a entrega de fato.
É crucial que exista gestão de tarefas nas empresas e nos setores, isso porque, essa é uma atividade que faz com que o gestor entenda o desempenho das pessoas e grupos no seu time e para que as pessoas se organizem individualmente ou nas tarefas conjuntas.
Fazer gestão de tarefas dá diversas vantagens para os negócios, como:
- Dá visualização sobre todas as atividades realizadas;
- Com base na visualização, facilita a definição de prioridades;
- Torna-se mais fácil definir o tempo a ser dedicado com cada tarefa;
- Aumenta produtividade;
- Dá dados e relatórios sobre o desempenho dos times;
- Faz com que os erros e gargalos sejam facilmente identificados e corrigidos.
Diversas são as ferramentas no mercado e muitas são as dúvidas sobre o que utilizar, onde investir e quais resultados serão alcançados com cada uma delas, não é mesmo? Para te ajudar, reunimos informações importantes para que você tenha certeza de que a Huntag será sua melhor escolha!
Ferramentas para a gestão de tarefas: qual escolher?
Diversos são os sistemas disponíveis no mercado com a capacidade de gerenciar tarefas. Cada um deles conta com possibilidades, ferramentas, funções e preços e é importante fazer comparações para ter as melhores escolhas e investimentos em seus setores.
Trello
Um dos grandes nomes do mundo corporativo, o Trello é uma grande agenda em que é possível ver o que cada um está fazendo através de quadro, listas e cartões. Essa é uma ferramenta muito usada individualmente e se arrasta para grandes equipes.
É uma ótima forma de visualizar tarefas, porém, a cada nova necessidade – aumento de projetos, aumento do número de pessoas, maior segurança, personalizações e funções cada vez mais profissionais – é preciso investir mais alto.
Vale lembrar que o investimento é cobrado pelo número de usuários e em dólares, ou seja, pode pesar ainda mais no bolso das empresas brasileiras graças a tantas variações da moeda.
Asana
Com diversos painéis, cronogramas e possibilidades, o Asana é uma plataforma mais completa do que o Trello, mas que ainda se dá muito na abordagem de agenda, ou seja, na visualização de tudo que se faz mais do que de fato a gestão de tarefas dentro do ambiente.
Assim como o anterior, para ter acesso a diversas especificidades que seriam de fato de gestão, é preciso fazer parte dos planos Premium ou Business. Esses são cobrados por usuários e, novamente, os valores são em dólares.
Planner
Para aqueles que utilizam o pacote office dentro das atividades já devem ter visto o planner, certo? Essa é uma ferramenta simples dentro do pacote que faz com que exista visualização de tarefas e datas pelos membros da equipe.
Vale dizer que o planner é limitado de recursos e está mais ligado a um calendário do que de fato um grande gestor de tarefas. Por fazer parte do pacote da Microsoft, ele se engloba em um plano maior financeiro e que também depende do número de utilizações dentro do negócio.
Huntag – a ferramenta ideal para você
Todas as ferramentas que já citamos até aqui dão diversas vantagens e funcionalidades para os negócios, mas além de terem limitações para cada tipo de plano – ou seja, quando mais se quer usar, mais se precisa pagar –, nem todas têm de fato o apelo de gestão de tarefas e é esse o grande foco que buscamos.
A Huntag é mais do que um calendário ou visualização de tarefas, mas de fato um workflow de projetos com acompanhamento e validação dos conteúdos.
Sendo assim, os e-mails, aplicativos de mensagens e longas pastas e documentos deixam de ser problema dentro do negócio, pois é possível realizar tudo em um mesmo lugar de forma simples e rápida.
Com o Workflow é possível adicionar pessoas da equipe (sem cobrança por usuário, ou seja, seu time pode crescer e seu bolso não sente esse impacto com o uso da ferramenta), criar etapas, enviar arquivos, dar feedbacks em tempo real, olhar para documentos, vídeos, áudios, fotos e outros ativos digitais.
Mais do que isso, diversas funcionalidades em um mesmo pacote (você não vai precisar ficar escolhendo entre diversos planos e aumentar a cada vez que desejar uma nova função), como:
- Versionamento: você compara lado a lado as mudanças que foram aplicadas e acompanha a evolução da criação de seus conteúdos produzidos.
- Múltiplos aprovadores: tenha diversas pessoas aprovando e validando os conteúdos e envie lembretes caso um conteúdo esteja parado.
- Controle de fluxo: crie etapas do processo de validação, que podem ser vinculadas entre si e tenha uma visão geral do seu projeto.
- Dashboard do projeto: tenha uma visão detalhada do seu projeto, com informações precisas para o gerenciamento e tomadas de decisão.
- Conteúdos diversos: Valide e aprove imagens, vídeos e documentos (pdf/doc), apresentações e planilhas.
- Visualização em Kanban e Gantt: um dos quadros e cronogramas mais populares de visualização e gestão de tarefas;
- Relatórios: Tenha variados tipos de relatórios, que podem ser exportados em diversos formatos, para o controle e acompanhamento.
Como dissemos, os sistemas padrões de tarefas e projetos são muito guiados por uma grande agenda ou calendário virtual para que os gestores saibam o que a pessoa está fazendo ou quanto tempo ela leva em cada leva.
Mas o ponto mais importante do que saber quanto tempo se leva e quais atividades estão sendo feitas é saber onde estão os problemas, quais as reais necessidades dos projetos e como eles são resolvidas e é nesse momento que existem grandes problemas de comunicação que podem ser resolvidos com gestão e ferramentas preparadas para todo esse ciclo.
Olhar para gestão de tarefas é mais do que olhar para calendários e prazos, mas sim olhar para o processo e estrutura como um todo, dar feedbacks, ter relatórios e entender o que dá certo ou não dentro do seu negócio.
Somente fazendo acompanhamento é que é possível ter bons resultados e ter ferramentas capazes de entregar tantas funcionalidades faz toda a diferença.
Como você olha para a gestão de tarefas de seu negócio? Aproveite que agora você sabe mais sobre algumas possibilidades e conheça ainda mais de nossa ferramenta para entender porque ela é a solução ideal para seu negócio!
