Reduzir custos de produção de qualquer tipo de bem ou serviço, pode definir a saúde financeira de uma empresa. Por isso, “produtividade” costuma ser um assunto constante nas equipes independente do seu tamanho.
Se temos a palavra produtividade de um lado, podemos colocar como sua principal antagonista a palavra desperdício. Este vilão faz com que os custos de uma determinada produção sejam elevados, aumentando os preços e fazendo com que essa companhia se torne menos competitiva perante os seus rivais. E se desperdício pode ser encontrado facilmente nas empresas que trabalham na criação, produção ou transformação de bens materiais, ele é um mais difícil de ser encontrado nas empresas ou equipes de criação digital
Para um restaurante, a quantidade de comida preparada que não foi vendida e que não pode ser reaproveitada é o desperdício. Ele pode ser facilmente observado e avaliado quando colocado em latas de lixo, por exemplo. No caso das empresas que trabalham com produção digital, o maior desperdício acaba sendo de tempo dos colaboradores, o que pode ser causado por uma série de fatores.
Existem diversas metodologias e recursos que podem ser aplicados para reduzir custos de desperdício dentro de uma determinada empresa. Um dos mais conhecidos é o Lean. Apesar de ele ter surgido há algumas décadas dentro de uma linha de montagem automobilística, esta filosofia tem sido adaptada para aumentar a competitividade de empresas de diferentes segmentos, até mesmo daquelas que não produzem nada que seja “palpável”.
Em outro artigo, citamos a respeito da metodologia 5S na era digital, que aplicada junto ao Lean, pode trazer excelentes resultados. Antes de citarmos as 6 dicas do Lean para sua empresa, é preciso entender mais sobre o que é e de onde surgiu esse método.
As origens do Lean
Assim com boa parte das teorias e metodologias que inspiraram, e ainda inspiram, administradores e correlatos do mundo atual, a filosofia de produção Lean surgiu dentro de uma linha de montagem automotiva, mais especificamente da Toyota. As práticas foram creditadas a Kiichiro Toyoda, filho de Sakichi Toyoda (fundador da Toyota), e que comandou a área de produção da companhia entre os anos de 1936 e 1950.
Mas o termo que acabaria ficando conhecido no mundo inteiro foi criado apenas no ano de 1990, utilizado pela primeira vez no livro “A Máquina que Mudou o Mundo” (The Machine that Changed the World), de Womack, Jones e Roos. A obra trazia um estudo bastante complexo da indústria automobilística e que foi encabeçado pelo MIT (Massachusetts Institute of Technology).
Acompanhando todas as mudanças que foram feitas na Toyota durante os anos 30 e 40, percebeu-se que a companhia conseguiu implementar uma filosofia operacional enxuta. Diversas mudanças visavam aproveitar ao máximo toda a estrutura disponível, reduzindo a margem de desperdício no dia a dia da fábrica.
Dentre as principais mudanças que foram feitas no dia a dia da linha de produção da Toyota estava a implementação de fluxos contínuos de produção, adequação da demanda de acordo com as reais expectativas do mercado e também um trabalho de alinhamento com todos os funcionários, independentemente da área de atuação. Os resultados acabaram se tornando referência, definindo metodologias de trabalho para indústria de diferentes setores. E também na área de serviços.
Confira, agora, as 6 dicas para implementar o Lean na sua empresa:
1 – Desenhe processos para evitar erros
A palavra desenhar está sendo utilizada aqui para remeter a uma pergunta que costuma ser feita com uma certa frequência para pessoas que não estão conseguindo entender alguma coisa: “Quer que eu desenhe?” A resposta, neste caso, deve ser sim!
Um erro que muitos gestores, e até mesmo donos de empresa, comete não está em criar uma série de processos que visem evitar erros e falhas no dia a dia de trabalho, mas está em não conseguir deixar efetivamente claro os processos para todo o ecossistema empresarial. Equipes que produção digital, são consideradas fábricas se olharmos que toda produção de campanha publicitária, por exemplo, passa por processos. Desde de o briefing até sua finalização final.
2 – Produza, mas não tanto assim
Kiichiro Toyoda entendeu, lá na década de 40, que a superprodução pode se tornar um grande risco para a saúde financeira de qualquer empresa. Essa grande quantidade de estoque acaba envolvendo uma série de recursos extras para manter o mesmo, fora o dinheiro que já foi gasto para que estes produtos estejam ali disponíveis.
E não pense que não existe superprodução em empresas ou equipes de criação digital. Toda vez que uma equipe acaba sendo mobilizada para produzir variados templates de site, por exemplo, para aprovação de um cliente, está sendo criado um estoque desnecessário e caro. Portanto, alinhe sempre com seu cliente as necessidades e quantidade de aprovações.
DICA! Todos os materiais criados e não aprovados, guarde-os em um local de fácil acesso e que toda equipe possa ver. Eles poderão ser reaproveitados em projetos futuros, economizando tempo e evitando retrabalho.
3 – Pense duas vezes antes de mudar as coisas de lugar
Existem gestores que gostam de “movimentar” as coisas dentro das suas empresas. E isso, na cabeça deles, significa mudar funcionários de setor, mesas de lugar, salas de andar, etc. Cada vez que existe uma mudança deste gênero, o impacto costuma ser mensurável por mais tempo do que se imagina.
Mudanças de pastas, servidores, backups e softwares, impactam na produtividade das equipes. É importante que elas aconteçam apenas depois de uma análise concreta da sua necessidade, e não que ela se torne uma rotina.
Não estamos falando apenas no dia em que essa mudança efetivamente acontece, mas de todos os outros momentos em que os funcionários precisam encontrar alguma coisa que se perdeu ou se adaptar ao ambiente que passou por uma alteração. As mudanças devem sempre acontecer para ajudar tornar os processos mais enxutos, diretos para reduzir custos, e isso exige um estudo mais complexo do que apenas um “impulso”.
4 – Reduza a ociosidade do serviço
Sabe aquele job que precisa passar por uma dezena de pessoas antes que ele seja efetivamente finalizado? Pois é… quando falamos em estrutura enxuta estamos falando justamente deste tempo de ociosidade do projeto. Quanto mais pessoas estiverem envolvidas, mais tempo aquela demanda vai ficar circulando sem efetivamente gerar valor para a empresa.
Também é preciso reduzir as etapas de uma determinada produção. Se uma tarefa precisa ser avaliada por duas pessoas, criar uma metodologia que faça com que isso aconteça ao mesmo tempo não torna tudo mais rápido? E, nos dias de hoje, temos uma série de tecnologias que permitem que isso seja feito mesmo quando as pessoas estão a quilômetros de distância. Lembre-se sempre que equipe enxutas reduz drasticamente o tempo de espera.
5 – Trabalhe ergonomicamente
O conceito de ergonomia muitas vezes é entendido apenas como um assunto que precisa ser debatido pela equipe de segurança do trabalho ou recursos humanos. Mas não estamos falando apenas da forma como os funcionários estão posicionados na frente da tela do seu computador e muito menos da parada para a ginástica laboral.
Trabalhar ergonomicamente significa reduzir, de forma relevante, a quantidade de movimentos que os funcionários precisam fazer para terminar determinadas tarefas. Estes movimentos podem ser físicos, mas também podem ser digitais. Sempre que ele precisa ficar alterando entre diferentes janelas para completar um determinado serviço, por exemplo, perde-se um tempo precioso de produção.
Esse problema geralmente é encontrado nas produtoras digitais que não investem em sistemas que ofereçam diversas funcionalidades em um mesmo ambiente.
6 – Crie rotinas de comunicação dentro das equipes
As falhas de comunicação acabam sendo grandes responsáveis pelo desperdício dentro de empresas que trabalham com produção digital. Elas geralmente fazem com que um trabalho seja feito por duas ou mais pessoas ao mesmo tempo, e também podem aumentar o índice de correções que um determinado projeto passa. Lembre-se, enquanto ele estiver circulando dentro da empresa, não está gerando valor!
A boa notícia é que você não está sozinho na hora de implementar o Lean na sua empresa. Conte sempre com a Huntag para otimizar sua produção digital de uma forma simples e ágil
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