Gestão de Ativos Digitais: o que precisa saber antes de usar

Gestão de Ativos Digitais: o que precisa saber antes de usar

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Equipe Huntag

Sistemas de Gestão de Ativos Digitais (DAM – Digital Assets Management), não são apenas para compartilhar e armazenar arquivos digitais, essas ferramentas são o núcleo de um ecossistema de conteúdos que envolve as áreas de uma empresa, como uma única fonte de acesso segura e fortalece o crescimento das marcas.

O fato de implementar um sistema de Gestão de Ativos Digitais é um passo superpositivo para ganho de controle operacional e intelectual dos materiais produzidos para sua marca. É uma forma eficiente e eficaz de gerenciar como sua equipe de marketing, comunicação, projetos e até parceiros externos, como agências, estão produzindo seus conteúdos.

As razões mais comuns para a implementação de uma plataforma de Gestão de Ativos Digitais, é identificar, centralizar e tornar de fácil acesso os arquivos digitais mais valiosos da sua marca, para uso e reutilização de maneira ordenada. Mas ter rastreabilidade de conteúdo e centralização das informações, também são bons motivos para a implementação de um sistema DAM.

Antes de começar qualquer jornada na aquisição de uma plataforma de Gestão de Ativos Digitais, é importante entender os seguintes pontos:

Quem usará o sistema?

Quais os resultados que quero alcançar?

Feito isso, vá em frente e inicie a sua jornada!

Dica: Saiba como escolher um sistema de Gestão de Ativos Digitais

Quais são seus ativos digitais?

Ativos digitais são arquivos importantes relacionados à sua marca e/ou projetos, são imagens, fotos, documentos, apresentações institucionais, manuais da marca, vídeos, áudios, etc. Tudo que agrega valor à sua marca.

E você sabe quais são os seus ativos digitais?

  • Padrões da marca, conteúdos analíticos, direitos de imagens.
  • Fotos que contam a história da sua empresa, gráficos, vídeos institucionais.
  • Modelos 3D, templates de apresentação, fotos de produtos e diversos outros materiais que merecem cuidados.

Ao iniciar uma jornada DAM, fique atento ao que você tem!

Se realmente está empenhado organizar e melhor os processos da sua empresa, procure em toda parte os seus ativos. HDs, pastas compartilhadas, áreas de trabalho, etc. Envolva as pessoas das suas equipes e até mesmo seus parceiros externos, pergunte a eles quais ativos elas têm. Ter essa visão macro dos ativos que possui, te ajudará a definir qual e que tipo de DAM usar.

A importância dos Metadados

Metadados são informações “embutidas” em determinados arquivos que auxiliam no processo de organização de uma ferramenta DAM. Um bom sistema de Gestão de Ativos Digitais, tem “o poder” de capturar essas informações dos seus arquivos e torna-las insumos para uma busca avançada e precisa.

Mas se preocupe se seus arquivos não possuem os metadados, o importante é que você saiba definir essas informações para identificá-los, organizá-los e descrevê-los. Não tenha pressa nessa análise, pois é isso que irá determinar um bom funcionamento de sua plataforma.

Um exemplo de metadados podem ser palavras-chave que descrevam um determinado arquivo, ou para um produto, são suas categorias e sub-categorias. Quando os metadados estão presentes, seu sistema se torna cada mais inteligente.

Fluxo de trabalho

Como já citado, um sistema de Gestão de Ativos Digitais não é apenas um armazenador de arquivos, ele é uma parte central de toda cadeia de ativos digitais. Desde a produção, o armazenamento inteligente e a distribuição. Alguns sistemas possuem ferramentas de workflow, onde você pode acompanhar todo o processo produtivo se atendendo as validações e aprovações dos seus conteúdos.

Ao implementar um DAM, pense no seu fluxo de trabalho e as mudanças que isso pode acarretar.

Leve em conta os seguintes pontos na preservação dos seus ativos digitais
  • Verifique quais ativos digitais valem a pena preservar para manter o ciclo do fluxo de trabalho.
  • Estabeleça uma cultura de “Economia Circular”, ao reaproveitar recursos você economiza tempo e dinheiro.
  • Leve em conta o engajamento das equipes, qualquer novo sistema há tempo de adaptação.

Tenha um líder, um evangelista, que irá estar junto na jornada, propagar a importância da plataforma para o dia-a-dia de trabalho.

Gestão de Ativos Digitais é para você?

Um sistema de Gestão de Ativos Digitais pode fazer muita coisa, desde que você esteja disposto a gerenciá-lo e torná-lo parte dos processos da sua empresa ou área. O DAM faz com que aumente os lucros de duas maneiras:

  • Ativos digitais organizados em um local central fará com que a pesquisa seja instantânea, permitindo que as pessoas economizem tempo que é igual a dinheiro. Tempo de pesquisa mais curto é igual a tempos de respostas mais rápidas.
  • Em tempos que agilidade é essencial para darmos respostas rápidas ao mercado, a reutilização de recursos para criar novos conteúdos, produtos e projetos é algo essencial e não tem preço.

Você está preparado para isso?

A Gestão de Ativos Digitais é a base para operações organizadas e necessita de um investimento a longo prazo, que precisa de pessoas, processos e tecnologia para potencializar seus resultados.

Cresce cada vez mais o volume de conteúdos que criamos, o jeito “padrão” de organizar e gerir tudo isso já não é tão dinâmico e é preciso mudar!

Conte com a Huntag!

Na sua jornada de implementação de um sistema de Gestão de Ativos Digitais, entenda que você não está sozinho. Damos todo o apoio necessário para o início da jornada. Do setup da plataforma, à análise e cadastro dos ativos digitais da sua empresa através de metodologia 5S.

Veja alguns benefícios de contar com a gente:

  • ROI imbatível!
  • Não cobramos por upload e nem por quantidade de ativos cadastrados.
  • Rastreabilidade de conteúdos e processos.
  • Governança de usuários.
  • Modelo de negócio modular e escalável.

Entre outros.

Com as funcionalidades da Huntag, sua operação e processos serão muito mais seguros e organizados.

Compartilhamento externo

Dê o acesso e acompanhe se a pessoa baixou e/ou visualizou o conteúdo.

Criação de equipes

Reúna as pessoas certas para terem acesso aos conteúdos desejados.

Compressão de imagens

Ganhe agilidade com a redução automática de tamanho das imagens.

Validade de conteúdos

Defina uma data para que os conteúdos estejam ativos para download, evitando o uso de arquivos desatualizados ou de direitos de uso.

Workflow de Validação/aprovação

Peça ajustes e aprove imagens, vídeos e documentos. Inclusive links externos de Youtube e Vimeo.

Controle as versões

Visualize as versões de arquivos lado a lado e veja o avanço dos comentários pedidos.

E muito mais!

Fale com um especialista e conheça todas a vantagens de um sistema de Gestão de Ativos Digitais.

DIFERENÇA ENTRE DAM E ARMAZENAMENTO EM NUVEM

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