organização e gestão de conteúdos

Organização e gestão de conteúdo: quão eficaz e maduro é seu processo?

Equipe Huntag

Os conteúdos de uma empresa são essenciais para seu andamento, seja nas estratégias internas ou no contato, prospecção, atração, conversão e nutrição de clientes.

Quando falamos de organização, produção e gestão de conteúdo é muito mais do que ter um site, fazer postagens esporádicas na rede e ter bancos de imagens e materiais para seu público-alvo, afinal, esse é um trabalho que envolve conhecimento, planejamento, criatividade, organização, ferramentas, testes e gerenciamento para que ele seja realmente efetivo.

Olhar para conteúdo é crucial em muitos pontos do negócio e, não apenas leva vantagens, ao não dar a ele a devida atenção, certamente a estratégia sofrerá com perdas. Como a organização e gestão de conteúdo está estruturada em seu ambiente? Vamos falar mais sobre ela, acompanhe!


A organização e gestão de conteúdo

Quando falamos em conteúdo, é natural que as pessoas pensem em redes sociais e blogs de empresa, por exemplo. Mas será mesmo que é só para eles que a estratégia deve olhar?

O conteúdo de uma empresa é muito amplo e ele vai desde essa comunicação que falamos até sites, fotos da marca, produto/serviço e negócio, apresentações internas e externas, materiais de divulgação, materiais de treinamento, documentos importantes, relatórios técnicos, propostas comerciais e inúmeras outras possibilidades em cada setor. Ou seja, o conteúdo é todo ativo informacional que uma marca produz e ele é necessário para o andamento de um negócio.

De acordo com uma pesquisa Content Management & Strategy, as principais razões pelas quais uma empresa não olha para o gerenciamento de conteúdo são: Falta de processos (68%), as lideranças não olham para isso como prioridade (61%), falta de investimento financeiro em recursos e cultura organizacional (47%), a liderança não vê o conteúdo como algo que precisa ser gerenciado estrategicamente (41%) e mudanças de gerenciamento (21%)

Quem está dentro do marketing sabe o quão extensa pode ser essa lista e quantas demandas e conteúdos os colaboradores de diversos times pedem para que seja repassado, não é mesmo?

Dessa forma, é crucial que ter um processo de produção, organização e gerenciamento desses conteúdos faz toda a diferença em todos os setores e isso vai muito além de organizar calendários, planilhas e pastas. Uma boa gestão de conteúdo exige planejamento, processos e estratégias e mesmo que ela pareça uma grande dificuldade no começo, é hora de você olhar para ela!


Por que investir na gestão de conteúdo? – e sinais de que isso é urgente

Ter uma gestão de conteúdo eficiente aumenta as chances de sua marca chegar ao público desejado, orienta a comunicação e discurso dos colaboradores sobre seus produtos e faz com que todos tenham acesso fácil e rápido a tudo que é necessário. Para que você entenda ainda mais na prática as vantagens desse gerenciamento e os problemas de não olhar para ele, reunimos alguns bons motivos!


Aumenta a qualidade de conteúdo

A qualidade do que sua empresa tem e disponibiliza para colaboradores e público externo tem a ver com o quanto o conteúdo é planejado e gerenciado, afinal, ao fazer tudo às pressas apenas por precisar naquele momento não gera os melhores resultados, não é mesmo?

É claro que a máxima “feito é melhor do que perfeito” é muito importante em muitos casos, mas isso não significa negligenciar sua estratégia e, com organização e gestão de seus ativos, certamente a qualidade passa a outro patamar.


Dá agilidade ao trabalho e melhora a produtividade

Ao ter visão sobre o que está sendo feito e o que é preciso fazer, os colaboradores passam a ter direcionamento e não ficam perdidos sobre suas necessidades. Com organização de como ocorre o processo – desde o pedido de conteúdo, produção, aprovação, refação e outras etapas – as pessoas entendem melhor os prazos, não deixam com que tudo seja feito com urgência e a produtividade de todos os times aumenta.


Diminui erros e gera melhor comunicação

É natural que os times de marketing sejam os maiores responsáveis pelos conteúdos, mas essas equipes não são as únicas a demandar ativos e muitas atividades chegam a eles com diferentes necessidades e prazos.

Ao ter um processo de organização e gerenciamento, os times passam a trabalhar mais alinhados, diminuem os grandes ruídos de comunicação e ela se torna mais fluída, favorecendo até mesmo o clima organizacional.


Quais os grandes problemas ao não olhar para a organização e gestão de conteúdos?

Mesmo que exista um processo inicial de gestão, não olhar para ele de forma estratégica pode fazer com que alguns problemas surjam interna e externamente e é importante estar atento aos sinais de que esse é um tema urgente em seu cenário.


Falta equilíbrio entre qualidade e quantidade

Sua empresa tem muitos conteúdos publicados, imagens produzidas e apresentações comerciais feitas por diferentes pessoas da empresa. Mas será que a grande quantidade de conteúdo faz com que eles sejam realmente eficazes? Cada um deles conta com a qualidade e o posicionamento de marca que seu planejamento gostaria de passar?

Ao não se planejar para os conteúdos eles são simplesmente feitos e seguem uma produção de esteira e é preciso analisar de fato o que ocorre. Ao ter planejamento, gestão e organização, certamente seus times sabem melhor o que existe ou não e tratam a qualidade em primeiro lugar.


Seu público – interno e externo – têm dificuldades de encontrar conteúdos de forma rápida

As pessoas, sejam elas seu público externo em seus canais ou seus colaboradores, conseguem encontrar de forma rápida e sem longos caminhos e dificuldades os conteúdos que precisam?

Não basta apenas aqueles que criaram conhecer pastas e caminhos, é preciso que qualquer colaborador consiga rapidamente identificar o que precisa dentro de seu sistema para que seus conteúdos possam ser utilizados.

Imagine que seus responsáveis pela criação de demandas saem de férias ou saem da empresa? Será preciso que novas pessoas fiquem garimpando dentro de pastas e e-mails todos os conteúdos já produzidos?

Esse cenário gera insatisfação, erros, queda de produtividade e grandes ruídos na comunicação, portanto, a gestão de conteúdos aqui faz toda a diferença.


A empresa tem dificuldade para identificar os conteúdos que precisam de atualização

Ter conteúdos não é apenas sobre criar e disponibilizar a todo tempo. Existem muitos materiais que são bases da empresa e que podem ser utilizados de tempos em tempos, desde que estejam atualizados.

Ao ter uma organização e visão clara dos seus conteúdos, o retrabalho não se torna um grande problema, afinal, os setores saberão o que já existe e torna-se mais fácil apenas atualizar e melhorar o que for preciso.


As métricas não são realidade dentro do seu setor

Quando não há boa gestão de conteúdo, as métricas acabam sendo deixadas de lado e, mesmo que elas sejam coletadas, elas não dizem tanto sobre o negócio e ficam esquecidas em planilhas.

Sendo assim, a falta de gestão de conteúdo faz com que o negócio fique sem entender o que deu certo ou não, o que precisa ser melhorado e quais são os próximos passos a serem seguidos.


Como estruturar e fazer a gestão do seu conteúdo? 6 pilares para sua estratégia!

Já deu para entender como é importante organizar e gerenciar seu conteúdo, não é mesmo? Pensando em tudo que falamos até aqui, o quanto sua empresa está estruturada nesse processo e está madura com seus ativos? Para te ajudar a tornar essa tarefa um pouco mais simples, vamos falar sobre passos essenciais para essa estratégia através dos seguintes pilares:

  1. Estratégia e planejamento de conteúdo
  2. Produção de conteúdo
  3. Publicação e promoção de conteúdo
  4. Organização do conteúdo
  5. Resultados e acompanhamento
  6. Otimização do conteúdo

1.     Estratégia e planejamento de conteúdo

Para que o conteúdo exista e tenha qualidade, é crucial que exista estratégia e planejamento por trás dele, não é mesmo? Para isso, é preciso definir quem são as pessoas que atuam nesse momento para que essa fase converse com a maturidade, comunicação e posicionamento de marca.

Nesse momento, é importante conhecer com clareza a empresa, produto/serviço, pensar em diversos aspectos e se perguntar se a estratégia está ligada aos objetivos de curto, médio e longo prazo, se a estratégia está centrada nas reais necessidades da empresa, se o conteúdo está sendo utilizado por todas as equipes, o que falta ser feito e atualizado, entre outros.

Com respostas para essas e outras questões, torna-se possível criar calendários e alinhar os objetivos com as possibilidades de criação de conteúdo.

Para o planejamento, entenda e divida responsabilidades, revise a estratégia atual e trace melhores, estabeleça metas e prazos para acompanhamento.


2.     Produção de conteúdo

Com planejamento, prazos e objetivos definidos, é hora de partir para a mão na massa. Para esse momento, é importante que todos os componentes envolvidos nessa tarefa conheçam da empresa/produto/serviço e estejam alinhados com a marca e com que ela quer passar.

É natural que em um time de marketing existam diferentes pessoas e cada uma delas tem seu estilo de redação e produção de conteúdo. Porém, é preciso ter cuidado entre estilo pessoal e comunicação de marca para que o que se quer passar não se perca no caminho e justamente por isso ter direcionamentos, pautas e gestão de conteúdo faz toda a diferença.

Lembre-se que nesse momento é importante produzir os mais diferentes tipos de conteúdo, sejam internos, externos e que cubram toda a jornada do cliente e colaborador dentro do negócio.

A produção exige também revisões e ajustes para que a qualidade do conteúdo seja mantida e para que a comunicação da marca se mantenha alinhada e dentro de todos os objetivos definidos no passo anterior.


3.     Publicação e promoção de conteúdo

Com o conteúdo criado e revisado a partir de todos objetivos e definições, é preciso que ele chegue ao seu público-alvo e seja promovido. A publicação não é apenas sobre colocar no blog e em redes sociais, mas sim ter estratégias para que esse ativo chegue a quem se quer chegar.

Seja pelo seu site/blog, email, apresentações comerciais, treinamentos e comunicações internas, redes sociais, eventos e quaisquer que sejam as possibilidades, tenha esses processos e possibilidades para que seu conteúdo não fique apenas guardado em seus arquivos.

Saiba onde seu público está e invista em estratégias para que sua marca chegue de alguma forma até ele com os conteúdos finalizados.


4.     Organização do conteúdo

Um conteúdo não acaba ao finalizar o seu ativo e promover a partir de algumas estratégias externas. Todos os conteúdos precisam também ser disponibilizados para os colaboradores de forma organizada e direcionada para que qualquer um deles tenha acesso aos conteúdos para seguir nas estratégias de promoção, certo?

Imagine que sua equipe produziu imagens do novo produto e apresentações comerciais. É preciso que esses conteúdos estejam em locais de fácil acesso ou a todo momento a equipe de marketing seja acionada por outros setores para que eles enviem novamente esse material.

Quando falamos nessa estratégia, é muito mais do que colocar em pastas ou enviar por e-mail, afinal, isso se perde com muita facilidade. É justamente nesse momento a importância de ter ferramentas para a sua gestão de conteúdo e a grande tendência do momento é o DAM, o Digital Asset Management ou Gerenciamento de Ativos Digitais.

Essas são plataformas de armazenamento, organização e gestão e vai muito além de apenas um armazenador de dados, mas sim um gerenciador completo de ativos digitais.


5.     Resultados e acompanhamento

Como já dissemos, acompanhar faz parte da gestão de conteúdo, portanto, tenha métricas definidas, colete resultados e trabalhe em cima deles para que a qualidade seja sempre perseguida e para que os próximos conteúdos sigam a partir daquilo que deu certo.

Esse é um processo muito importante quando falamos de conteúdo, sendo assim, defina em quanto tempo suas métricas serão coletadas e olhe para elas além de um número em uma planilha.


6.     Otimização do conteúdo

Lembra que falamos que os conteúdos também precisam ser atualizados e otimizados? Com acompanhamento e resultados torna-se mais fácil de entender o que precisa ser feito e nada fica para trás e ultrapassado em sua comunicação.

Nesse momento, olhe para métricas, converse com os times envolvidos na utilização dos conteúdos e se planeje para o próximo ciclo de planejamento, criação, revisão, promoção e acompanhamento com suas otimizações.

A organização e gestão de conteúdos envolvem diversos passos e, claro, eles não são regras fechadas. Citamos 6 pilares importantes, mas isso não quer dizer que eles são o único caminho, mas sim um direcionamento que pode ser sua base para que sua estratégia seja criada a partir de sua realidade.

Ter conteúdos e oferecer ativos para chegar em suas pessoas é crucial para colocar sua marca como diferencial e é preciso olhar para todos os momentos para que essa estratégia não se perca dentro do seu negócio.

Em muitos locais, o conteúdo sempre fica para depois e não é visto como os mais importantes do negócio. Sabemos que não é do dia para noite que uma estratégia é criada e implementada, mas é preciso começar de algum lugar, certo?

Então, que tal aproveitar tudo o que você viu até aqui, pensar nos benefícios, erros cometidos e refletir o quão madura sua empresa já está nessa estratégia?

Para traçar ainda melhor sua estratégia para organização e gestão de conteúdo, fale com nossos especialistas e vamos desenhar juntos a sua plataforma para disponibilizar seus ativos de acordo com seus objetivos!

Digital Assets Management para marketing e comunicação

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