Há bem pouco tempo, a organização de arquivos era feita fisicamente por muitas empresas. Eram salas com incontáveis gaveteiros lotados de pastas cheias de documentos organizados por ordem alfabética, data ou outro sistema qualquer, geralmente em meio a muita poeira. E, para encontrar o que precisávamos, era sempre a mesma ladainha: “Será que foi arquivado por data? Ou por ordem alfabética? Pelo nome do cliente ou do projeto? Será que foi parar no arquivo morto?” E assim perdíamos um tempo precioso na busca por um registro.

Com o passar dos anos e com a chegada da tecnologia, esses documentos foram parar nos servidores. Pronto! Agora tudo está finalmente digitalizado e… agrupado em pastas, dentro de outras pastas, naquele caminho daquele diretório, com aquele nome esquisito… Bem, pelo menos, perdemos nosso precioso tempo caçando arquivos sentados no conforto de nossas estações de trabalho. Esta é a única diferença!

Diante dessas situações, quem é que nunca pensou: “por que ainda não inventaram um ‘ctrl+F’ que localize exatamente aquilo que eu estou procurando?” Pois é, este “ctrl+f” já existe e se chama folderless – ou “menos pastas”, em português.

Na verdade, folderless é bem mais que “ctrl+f”. É um sistema inteligente que organiza conteúdos por categoria, sem aquela estrutura maçante de pastas, sem nomenclaturas mirabolantes e sem caminhos tortuosos.

Mas como os conteúdos são organizados, então?

Simples, por meio de tags e metadados! Vamos imaginar que você precise salvar uma imagem qualquer, referente a determinado tema, e que ela deva ser facilmente localizada a qualquer tempo. Neste caso, basta que você atribua a essa imagem tags relacionadas a ela ou ao universo a que ela pertence e, na hora de procurar, basta digitar alguma dessas tags e a imagem será localizada pelo sistema. Quer ver?

Para localizar esta imagem, que tags você usaria?

Vejamos: prédio – edifício – escritório – negócios – torre – trabalho – empresa

Então, vamos lá:

1. Ao salvar um arquivo, atribua a ele tags significativas.
2. Ao procurar por esse arquivo, digite uma ou mais dessas tags.
3. O sistema irá localizar todos os arquivos relacionados a elas.
4. Agora é só baixar o arquivo desejado e aproveitar o tempo que sobrou!

Menos é literalmente mais com o sistema folderless: menos pastas, menos complicações, menos tempo perdido; mais agilidade, mais produtividade, mais tempo para o que realmente importa!

Quer saber mais sobre esta tecnologia?

Envie um e-mail para: contato@huntag.com.br ou através do nosso formulário.

Vem com a gente!

Let’s hunt, let’s tag!

Introdução

Toda implementação e contratação de um novo sistema e/ou tecnologia é sempre uma tarefa desafiadora dentro de uma empresa ou equipe. Desde um CRM, um sistema de marcação de ponto ou gestão de tarefas, é necessário mudanças de hábitos e quebras de paradigmas para que o processo flua da maneira mais natural possível. Aí é que entra a figura do líder, que é preciso dar o exemplo e seguir alguns passos para que essa mudança de cultura seja o mais “leve” possível.

Mesmo que siga as dicas que sugerimos ao implementar um sistema de gerenciamento de ativos digitais (clique aqui para ler o artigo), é comum que por conta da correria do dia a dia profissional algumas pessoas se percam na caminhada e esqueçam do novo fluxo que existe. Nessa hora é preciso voltar e retomar o rumo, antes que se crie novamente o caos.

Vamos lá?

Separamos 4 dicas poderosas para te ajudar a garantir que a equipe está aproveitando ao máximo os benefícios oferecidos por um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais. Olha só:

1. Peça feedbacks: Depois de implementar a cultura do DAM na empresa, aguarde o período de 1 mês de utilização e comece a pedir feedbacks sobre o sistema. Vale perguntar sobre como o sistema tem melhorado o trabalho do colaborador, se é fácil de usar, se é intuitivo, se o colaborador está tendo alguma dificuldade e principalmente se ele acha que algo nesse processo pode melhorar. As respostas para estas perguntas te darão uma noção de como o processo está funcionando no dia a dia da equipe e também te dirá se o colaborador a está utilizando.

2. Relembre a importância: Nós sabemos que você já deixou bem clara a importância da utilização de um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais, mas é sempre importante que você relembre isso de tempos em tempos. Aproveite também a entrada de novos colaboradores para deixar claro à eles sobre como o sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais irá ajudar nos processos e no aumento de produtividade da equipe.

3. Realize um game: As pessoas podem desanimar de seguir um novo processo após um período de tempo. Uma boa opção para driblar isso é realizando um tipo de game onde os ganhadores terão algum benefício. Um exemplo: que tal premiar os 5 funcionários que mais colaboram no software de Gestão de Ativos Digitais utilizado pela empresa? Uma competição saudável e um bom prêmio sempre alegram todo mundo.

4. Gere relatórios: Relatórios são ótimos para que você tenha uma noção do que está acontecendo e também para garantir que as pessoas estejam utilizando o sistema DAM. Colha relatórios mensais ou quinzenais sobre como os arquivos têm sido guardados na nuvem e também sobre os novos arquivos adicionados por lá.

É normal que vícios antigos de trabalho e a correria do dia a dia tirem a sua equipe do caminho da nova cultura de Gestão de Ativos Digitais da empresa, mas com essas dicas você, como gestor, poderá garantir que a sua equipe está trabalhando com o novo sistema, se tornando mais produtiva e organizada no dia a dia.

Conte com a equipe da Huntag e a nossa plataforma, para ganhar mais produtividade e eficiência no dia-a-dia de trabalho das equipes de marketing e comunicação.

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