Introdução

Toda implementação e contratação de um novo sistema e/ou tecnologia é sempre uma tarefa desafiadora dentro de uma empresa ou equipe. Desde um CRM, um sistema de marcação de ponto ou gestão de tarefas, é necessário mudanças de hábitos e quebras de paradigmas para que o processo flua da maneira mais natural possível. Aí é que entra a figura do líder, que é preciso dar o exemplo e seguir alguns passos para que essa mudança de cultura seja o mais “leve” possível.

Mesmo que siga as dicas que sugerimos ao implementar um sistema de gerenciamento de ativos digitais (clique aqui para ler o artigo), é comum que por conta da correria do dia a dia profissional algumas pessoas se percam na caminhada e esqueçam do novo fluxo que existe. Nessa hora é preciso voltar e retomar o rumo, antes que se crie novamente o caos.

Vamos lá?

Separamos 4 dicas poderosas para te ajudar a garantir que a equipe está aproveitando ao máximo os benefícios oferecidos por um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais. Olha só:

1. Peça feedbacks: Depois de implementar a cultura do DAM na empresa, aguarde o período de 1 mês de utilização e comece a pedir feedbacks sobre o sistema. Vale perguntar sobre como o sistema tem melhorado o trabalho do colaborador, se é fácil de usar, se é intuitivo, se o colaborador está tendo alguma dificuldade e principalmente se ele acha que algo nesse processo pode melhorar. As respostas para estas perguntas te darão uma noção de como o processo está funcionando no dia a dia da equipe e também te dirá se o colaborador a está utilizando.

2. Relembre a importância: Nós sabemos que você já deixou bem clara a importância da utilização de um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais, mas é sempre importante que você relembre isso de tempos em tempos. Aproveite também a entrada de novos colaboradores para deixar claro à eles sobre como o sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais irá ajudar nos processos e no aumento de produtividade da equipe.

3. Realize um game: As pessoas podem desanimar de seguir um novo processo após um período de tempo. Uma boa opção para driblar isso é realizando um tipo de game onde os ganhadores terão algum benefício. Um exemplo: que tal premiar os 5 funcionários que mais colaboram no software de Gestão de Ativos Digitais utilizado pela empresa? Uma competição saudável e um bom prêmio sempre alegram todo mundo.

4. Gere relatórios: Relatórios são ótimos para que você tenha uma noção do que está acontecendo e também para garantir que as pessoas estejam utilizando o sistema DAM. Colha relatórios mensais ou quinzenais sobre como os arquivos têm sido guardados na nuvem e também sobre os novos arquivos adicionados por lá.

É normal que vícios antigos de trabalho e a correria do dia a dia tirem a sua equipe do caminho da nova cultura de Gestão de Ativos Digitais da empresa, mas com essas dicas você, como gestor, poderá garantir que a sua equipe está trabalhando com o novo sistema, se tornando mais produtiva e organizada no dia a dia.

Conte com a equipe da Huntag e a nossa plataforma, para ganhar mais produtividade e eficiência no dia-a-dia de trabalho das equipes de marketing e comunicação.

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Let’s hunt, let’s tag!

Assim como a produtividade, a criatividade é uma peça chave no dia a dia de qualquer profissional. Do colaborador ao empresário, a criatividade é o que vai te mover em cada projeto a ser feito ou decisão a ser tomada, e principalmente no surgimento de qualquer problema, por isso é tão importante andar lado a lado com ela.

Hoje existem diversos métodos e ferramentas que podem auxiliar no aumento da sua criatividade no trabalho, e nós vamos te mostrar como os softwares de gerenciamento de ativos digitais, como o da Huntag, podem ser bons para os momentos criativos e ajudar a economizar “dindin” para sua área e projetos.

Não sabe o que é Gerenciamento de Ativos Digitais? Leia esse arquivo sobre Digital Asset Management (DAM).

A alma da empresa

O que é melhor do que entender a essência da marca e usar a criatividade para trabalhar com isso? Com um software de gerenciamento de ativos digitais você pode entender melhor a empresa para a qual está trabalhando acessando os trabalhos já executados e concluídos pela equipe. Assim você não corre o risco de criar algo que fuja dos padrões, e tem mais chances de fazer um cliente feliz.

Banco de imagens

É natural que você tenha uma certa dificuldade em começar um trabalho criativo do zero! Por isso é tão importante a pesquisa de referências, para que o seu cérebro comece a trabalhar e criar seguindo uma linha de pensamento. Com um software de gerenciamento de ativos digitais você pode criar um local só seu na nuvem para colocar referências que te ajudarão a ficar mais criativo para desenvolver o conteúdo necessário.  Leia neste artigo a importância de um banco de imagens para as marcas. 

Inspiração

Ás vezes ficamos inseguros para desenvolver novas ideias em um projeto, mas com um software de gerenciamento de ativos digitais você tem a possibilidade de acessar os outros trabalhos já desenvolvidos, resgatar ideias bacanas que deram certo, e utilizar essas informações para se inspirar e começar a trabalhar no novo projeto com a criatividade aguçada e a certeza de que está seguindo o caminho certo.

Organização

Sabe todo aquele tempo que você perde procurando os arquivos necessários para realizar um projeto? Com um software de gerenciamento de ativos digitais você não precisará mais se preocupar com isso, pois todos os arquivos necessários e importantes ficarão organizados e seguros, muito simples de achar. Com essa ferramenta você ganhará mais tempo para trabalhar a sua criatividade.

Mas se sentir que há uma certa dificuldade em organizar os materiais na sua empresa, listamos 5 dias que podem te ajudar. Clique aqui!

Colaborativo

Tá aí uma coisa que nos deixa criativo, trabalhar com outras pessoas. O software de gerenciamento de ativos digitais da Huntag é 100% colaborativo, pode ser acessado de qualquer lugar e por qualquer pessoa do time, ou seja, você terá contato direto com o trabalho de outras pessoas e elas com o seu trabalho, e isso com certeza deixará a sua mente ainda mais criativa e expansiva do que antes.

Viu só? A tecnologia tem muito a oferecer para o seu dia a dia! Procure sempre por softwares bacanas, que diminuam o tempo gasto em pequenas coisas e te dê mais tempo para ser criativo e produtivo.

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Let’s hunt, let’s tag!

O atual o modelo da “economia linear”, onde se fabrica e/ou utiliza um recurso e esse é descartado, já está começando a perder espaço para a Economia Circular. Que utiliza do conceito de reutilização, redução, recuperação e reciclagem de materiais e bens de consumo.

Com ao crescimento populacional e o avanço industrial, o planeta está sofrendo um grande colapso ambiental, que se não houver mudanças nos hábitos de consumo e em todos os setores da economia, o efeito sobre a Terra poderá ser irreversível.

A Economia Circular promove um modelo econômico reorganizado, vai além das ações de gestão de resíduos e reciclagem. Ela redesenha processos, aumenta eficiência e desenvolve novos modelos de negócios.

Aparelhos elétricos, por exemplo, podem ganhar um novo ciclo de vida. Como é o caso da furadeira, que na economia linear ela é adquirida muitas vezes para sanar apenas uma dor, de pendurar um quadro na parede e depois se torna obsoleta. Na Economia Circular, ela ganha um novo destino e poderá ser alugada para fazer apenas uma tarefa.

Mas o que a Economia Circular tem a ver com o ambiente digital?

Com o avanço da tecnologia e o crescimento das informações, o mundo digital nos obrigou a sermos mais dinâmicos e ágeis em nossos processos.

Para isso é preciso manter um ambiente organizado e adotar métodos de produção digital que auxiliem no dia-a-dia.

A Economia Circular, que se baseia em Criar, Entregar, Preservar, Gerenciar e Reutilizar, acaba gerando um novo ciclo econômico de produção, tornando os projetos mais rentáveis e as equipes mais eficientes, se preocupando com tarefas mais complexas.

A cultura de reaproveitamento significa ganho de produtividade e faz com que as pessoas tenham contato com outros projetos e arquivos, incentivando a criatividade e colaboração entre as pessoas.

Empresas que não trabalham com uma cultura colaborativa desperdiçam tempo e dinheiro, geram duplicidade de trabalho e refazem muitas coisas.

Segundo pesquisas do IDC, é possível reduzir em 28% o custo de criação de materiais digitais eliminando esforços duplicados, reduzindo o número de materiais que são criados, mas nunca usados e melhorando a reutilização desses arquivos.

Sem contar a economia do esforço físico aplicado, nos aspectos humano e estruturais, como economia de energia e maquinário (computadores).

Como aplicar a Economia Circular digital

A Economia Circular, no âmbito digital, é um modelo focado na manutenção do valor de um projeto e/ou arquivos digitais durante o maior período de tempo possível no ciclo econômico.

Duas em cada três empresas, perdem dinheiro com produções duplicadas e retrabalho.

Departamentos de comunicação, marketing e agências de publicidade, por exemplo, trabalham com constantes criações de documentos e materiais digitais relacionados à empresa e projetos, que geram um grande volume de informações e conteúdos que necessitam de cuidados especiais.

Para aplicar esse conceito, existem duas formas: buscar eficiência na comunicação entre as pessoas e equipes, e organizar de forma simples os processos de produção digital.

Sabemos que não é uma tarefa fácil, atualmente o que mais impacta a produtividade nas empresas é a falta de uma boa comunicação e organização adequada.

Para tornar esse processo simples, existem ferramentas de organização e gerenciamento de materiais digitais, como a Huntag, que auxiliam e tornam sua vida muito mais fácil.

Por isso, a aplicação dela trás os seguintes benefícios:

• O reaproveitamento de recursos gera economia de dinheiro;
• Compartilhar os materiais produzidos entre as equipes, economiza tempo de produção que é igual economia de tempo e dinheiro.
• Ter um ambiente colaborativo de ideias e inspirações, gera criatividade entre os colegas de trabalho;

Conclusão

A Economia Circular vem como um conceito operacional no caminho para a mudança de paradigma. Sair do processo linear, produção e eliminação, é uma tarefa desafiadora para as empresas, mas que é necessário tendo em vista os problemas ambientais e sociais do atual modelo econômico.

A tecnologia vem auxiliar nesse desafio, através de sistemas que automatizam processos, geram informações e organizam as produções industriais e serviços.

Para departamentos de comunicação interna, marketing, agências de publicidade, produtoras de treinamentos e setores educacionais, que trabalham com alto volume de produção de conteúdos digitais, o caminho é o mesmo! Criar a cultura de colaboração criativa e pensar no reaproveitamento como forma de reduzir custos e melhorar processos, tornará o mercado ágil e competitivo.

Quer otimizar e simplificar seus processos, através da Economia Circular na sua área de marketing e comunicação? Entre em contato com a gente agora!

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Let’s hunt, let’s tag!

Manter a ordem no escritório acaba tendo impacto positivo na produtividade.

Existem diversas metodologias que ensinam o que de fato pode ser considerado como um ambiente organizado. Uma das mais conhecidas é a metodologia 5S. O número representa a quantidade de palavras, todas elas iniciadas com a letra S, que trazem mais do que simples atividades que precisam ser feitas. Elas apresentam filosofias e metodologias que precisam estar inseridas no contexto da empresa de uma forma geral e irrestrita. Algo que deve ser inserido no DNA de qualquer negócio.

A organização se faz necessária especialmente em determinados ambientes criativos de produção, tais como as produtoras digitais ou setores que trabalham com criação e que dependem basicamente de sistemas para que o trabalho possa ser feito e entregue. É muito recorrente olharmos para uma empresa com estas características e pensarmos “nossa, que ambiente mais organizado”. As mesas podem estar limpas, não existem papeis voando por todos os lados, mas quantos itens existem na área de trabalho? Quantas pastas eu preciso acessar ou quanto tempo preciso perder para encontrar determinado arquivo? Quantos softwares precisam ser utilizados para executar uma atividade? E será que todos os funcionários realmente sabem todos os passos que precisam ser executados?

É sobre este nível de organização que o 5S fala. Mas antes de entender melhor como ele pode ser implementado no dia a dia da sua empresa, é importante entender os seus conceitos e as suas origens.

O significado por trás dos 5S

Assim como diversas outras metodologias utilizadas pelos administradores nos dias de hoje, o conceito de 5S surgiu no Japão. O principal objetivo deste conjunto de iniciativas era criar um ambiente de trabalho mais adequado visando o aumento da produtividade. Vale ressaltar que o 5S surgiu no Japão no começo da década de 50, um momento no qual uma grande força surgiu na comunidade japonesa para conseguir reerguer o país depois da derrota e da humilhação pós-segunda guerra mundial.

Aquelas empresas que conseguiram se destacar neste cenário passaram a ser objeto de estudo, anos mais tarde. Algo que foi identificado como presente no DNA daquelas companhias que conseguiram se efetivar naquele momento de crise foi um conjunto de comportamentos que tornavam o local de trabalho extremamente bem organizado. Os conjuntos de palavras que definiam os 5S eram:

• Seiri – Seleção;
• Seiton – Ordenação;
• Seiso – Limpeza;
• Seiketsu – Padronização;
• Shitsuke – Disciplina.

Voltando ao assunto

Analisada a forma como as empresas organizavam a metodologia de trabalho no dia a dia, muitas empresas passaram a implementar esta forma de trabalho no seu dia a dia. Primeiramente, somente as companhias que trabalhavam com a produção e com as transformações de bens. Mas, com o passar dos anos, as empresas de serviço também passaram adaptar as cinco palavrinhas no cotidiano.

Como resultado esperado nas empresas, o 5S consegue aumentar não apenas a produtividade como também a qualidade dos produtos e serviços finais. Afinal de contas, um ambiente organizado faz com que o índice de erros reduza drasticamente. Com o aumento da produtividade, as empresas conseguem otimizar os seus recursos e lucrar mais.

O 5S também prepara a empresa para que outros programas visando a qualidade sejam implementados, uma vez que ele fornece a base necessária.

Na atual era digital, na qual todas as empresas, organizações e setores acabam produzindo e administrando uma grande quantidade de informações e dados, os 5S acabam se tornando ainda mais importantes e atuais. Ao conseguir manter tudo organizado seguindo uma determinada metodologia, a empresa reduz o risco de perdas, tanto intelectuais quanto em termos financeiros.

Como implementar o 5S nas empresas ou setores de produção digital

Seiri – Seleção (classificar / separar): Nesta etapa existe a necessidade de olhar e avaliar com cuidado todo o ambiente empresarial. Ao olhar com cuidado, os gestores e suas equipes precisam identificar quais são aqueles materiais e recursos que realmente são essenciais e que agregam valor para a execução do trabalho. Torne isso um processo oficial, defina os responsáveis e dissemine a cultura de organização na organização. Lembre-se é necessário investir tempo e recursos, pensa depois na facilidade e agilidade que os projetos poderão ganhar.

Seiton – Ordenação (organização): Depois de tornar oficial e da triagem, é importante organizar todos os itens de acordo com as rotinas e as tarefas que precisam ser executadas ao longo do dia. Neste caso, crie um padrão de cadastro com nomes, descritivos e um método realmente efetivo que é a inserção de tags, ou etiquetação, dos itens. É natural que as coisas se desorganizem no dia a dia de trabalho, mas é preciso separar um dia para que essa organização aconteça. Plataformas como a Huntag, podem auxiliar nessa organização de forma simples e usual. sem a preocupação de ficar criando e organizando em pastas. Defina as prioridades, o que é mais relevante organizar e mãos a obra!

Seiso – Limpeza: Quando as coisas estão organizadas e livre do excedente, é importante manter o ambiente limpo. Existem diversas pesquisas que provam que os funcionários trabalham melhor quando estão inseridos em um ambiente limpo, tudo que estiver sobrando deve ser descartado para que o ambiente seja otimizado. E no digital não é diferente, como está seu desktop hoje?

A limpeza também ajuda a se livrar das coisas que não estão sendo utilizadas, portanto se complementa em relação a etapa número 1.

Seiketsu – Padronização: Essa é uma regrinha bastante conhecida do dia a dia de qualquer empreendedor ou gestor. Mas também pode ser considerada como um dos hábitos mais difíceis de manter dentro de qualquer organização. A padronização deve ser pensada como uma forma de tornar o trabalho mais efetivo, e complementa a etapa da organização, mas é importante que sua estrutura não seja tão dura a ponto de se tornar ultrapassada rapidamente. Esse é um risco que as empresas e equipes que trabalham com produção digital correm mais do que em outros segmentos. Sistemas e softwares ajudam muito na hora de padronizar estas tarefas.

Shitsuke – Disciplina: Sem dúvidas este é o S mais importante dentro os cinco, e também foi aquele que se tornou decisivo na vida dos japoneses que conseguiram reerguer suas empresas. É preciso manter tudo o que foi criado nos outros quatro S, e para isso é necessária muita disciplina e controle!

Para implementar uma cultura 5S na sua empresa ou equipe, é importante ressaltar a importância e os benefícios que esse processo trarão. Criar um ambiente colaborativo é fundamental para a saúde do processo.

Agora que você conhece os 5S, mãos à obra! Comece a implementar na sua empresa, mas, durante o processo, não esqueça de identificar quais são aqueles parceiros que poderão te ajudar nesta tarefa. Conte sempre com o Huntag, uma plataforma simples e funcional, para manter o seu ambiente digital organizado, otimizado e gerenciado.

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Let’s hunt, let’s tag!