Como a organização e gestão de conteúdos auxilia na produção de cursos

Como a organização e gestão de conteúdos auxilia na produção de cursos

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Equipe Huntag

A produção de cursos não é uma tarefa fácil, desde a concepção do escopo até o projeto final há vários caminhos que devem ser seguidos. Seja em uma produção em vídeo, em softwares de autoria (Articulate Storyline e Captivate por exemplo) ou uma produção customizada. Queremos mostrar como a organização e gestão dos conteúdos criados é importante, e como auxilia no processo produtivo.

Mas antes, queremos falar sobre algumas etapas e seus pontos importantes que devemos nos atentar. E reforçar que neste artigo vamos focar na produção de treinamentos corporativos, que são produzidos para educação de colaboradores dentro de uma empresa.

Vamos lá!

É bom termos em mente que não há uma fórmula mágica e cada empresa ou equipe devem buscar as melhores práticas para se trabalhar de acordo com os perfis e desafios que enfrentam, visando sempre a melhor performance, organização e eficiência na operação para que os projetos sejam de qualidade e rentáveis.

Como sugestão, dividimos o processo em 4 fases.

1 – Planejamento

Como todo projeto, é necessário planejar! A análise das necessidades de um treinamento, seu público-alvo, qual o objetivo que quer alcançar, o alinhamento entre o cliente (externo e/ou interno, no caso de produção in-house) e a equipe é essencial. Aqui a decisão de como será feito o treinamento dará a diretriz para os próximos passos. Será um vídeo? Software de autoria? Sua saída será em Scorm ou não?

Tudo tem que ser muito bem pensado e planejado, por isso é interessante nessa hora respondermos aquelas perguntas básicas: O que? Quem? Como? Quando?

2 – Storyboard – “o coração”

Essa é a parte principal da produção de um treinamento, podemos dizer que é o “coração do projeto”. Nesse momento o Designer Instrucional/Educacional ou Roteirista, colocam “no papel” tudo aquilo que foi levantado na análise do escopo, a essência do curso está aqui e é onde veremos as ideias brilharem com sincronia e sentido. Esta é a fase do Storyboard!

Aqui será definido a quantidade de telas, divisão dos conteúdos em módulos, capítulos; se for um curso em vídeo, quanto tempo ele terá, etc.

Quando há uma equipe de designers, webs e ilustradores, também é interessante que participem desta fase para compartilharem novas soluções e ideias que o designer instrucional poderá aplicar.

Em alguns casos nessa etapa é feita a direção de arte e criado o PIV (proposta de identidade visual) para já se ter uma ideia de como será a “cara” do treinamento.

Dica de agilidade: O uso de uma biblioteca/repositório de objetos auxilia na criação do storyboard e do PIV. Tanto para economizar tempo e recursos de produção, reaproveitando uma imagem, templates, ilustrações, etc. Como também fonte de referência, de outros projetos, para aguçar a criatividade.

É muito importante que nessa etapa a validação do material seja feita de forma criteriosa, aqui é a hora de ajustar o conteúdo, ordem, o PIV, etc. Para que não tenha retrabalhos no futuro.

3 – Dando vida ao projeto

Dl, Web Designers, Ilustradores e Motion Designers, irão colocar as ideias que foram traçadas no storyboard ou roteiro, unindo às técnicas andragógicas ao apelo visual, que terá cuidados de diagramação, formas de leitura, cores, imagens, personagens, animações, etc. Todo esse conjunto, além do objetivo de educar, tem que fazer com que o aluno sinta o prazer em estudar aquele conteúdo.

Importante! Antes do início da produção é aconselhável o alinhamento da equipe, uma revisão juntos do storyboard/roteiro tirará as dúvidas e alinhará as expectativas.

Em uma produção em vídeo gravado, o uso de atores ou pessoas que tenham afinidades com a câmera, pode deixar seu conteúdo mais fluído e natural. Profissionais especializados em filmagem e edição de vídeos, também são importantes para o projeto.

Dica de rentabilidade: sempre que criar algo novo, guarde em um local seguro e de fácil acesso para que você ou outras pessoas da equipe possam reaproveitar em outro momento.

Observação:

Está sendo muito comum e uma tendência de mercado, o próprio designer instrucional cuidar do processo de produção completo. Com o auxílio das ferramentas de autoria, com organização e planejamento, podem utilizar a fase de criação do storyboard para já produzir o treinamento em paralelo. Com o auxílio de um repositório, esse processo se torna mais fácil e ágil. Prática muito comum em equipes mais enxutas e/ou em produções in house, quando uma corporação investe em sua própria equipe de produção EAD e costumamos dizer que é o método make your self (faça você mesmo).

4 – Quality Assurance

Mais conhecido como QA, não deve faltar no processo produtivo de um treinamento pois garante a qualidade da entrega final. Ao fazer um QA, tenha senso crítico e seja rigoroso com você mesmo!

Um dos princípios da cultura Lean é: Errar é humano, mas erre internamente, conserte o erro e garanta que não aconteça de novo. A partir do momento que o erro saiu das suas mãos, ele acaba se tornando um defeito. (Leia mais sobre 6 dicas matadoras para reduzir o desperdício utilizando a filosofia Lean)

Alguns pontos importantes que devem ser levados em conta no momento do QA:

  • A produção final está seguindo o storyboard/roteiro?
  • O visual está dentro do padrão acordado, cores, formas, diagramação?
  • Botões, pop-up, vídeos, áudios, interações, etc, estão funcionando?
  • Meu curso final é um pacote Scorm, ele está funcionando na plataforma LMS*?
  • Está dando status de completo na plataforma LMS?
  • Está chamando nota se há uma avaliação ou atividade?

*Se você não tem acesso à um LMS, no site Scorm Cloud (https://cloud.scorm.com) é possível fazer a simulação do seu treinamento.

O mais importante dos testes é ter o olhar do aluno, ter a percepção que toda a informação que está sendo “consumida” faz sentido e está fazendo efeito.

Chegando ao ponto deste artigo

E aí, o que achou das sugestões das fases de produção?

Ser organizado e fazer uma boa gestão, irá potencializar, ainda mais, seu processo. Como a dica de que criar uma biblioteca/repositório de objetos é válido para o momento criativo. Quantas vezes não perdemos tempo procurando algo que já produzimos e gostaríamos de reaproveitar ou apenas ter como referência?

Pesquisas informam que uma pessoa pode perder até 3 horas semanais na busca de materiais perdidos em pastas, servidores, e-mails, etc.

A prática do reaproveitamento de materiais não significa que você não está sendo criativo, pelo contrário, sua criatividade será em encaixar cada “peça” em seu devido lugar e também investir tempo no que realmente “é mais importante”. Pensar na agilidade, melhora do fluxo de trabalho e rentabilidade do projeto, são atitudes de pessoas engajadas e criativas!

Manter uma boa comunicação e gestão das etapas de produção também é essencial para o bom rendimento e fluxo do projeto. Os momentos de validações e aprovações é sempre um desafio, principalmente quando envolvemos diversas pessoas. Desde a equipe que produziu até o cliente final, que muitas vezes se divide em diversos decisores.

O que é muito comum vermos nesse processo, são as inúmeras idas e vindas de e-mails, documentos e mensagens que acabam espalhadas, obrigando o gestor do projeto a ter uma atenção redobrada para centralizar e manter tudo organizado. Quantos ppts com prints de tela e e-mails descrevendo o minuto de um vídeo que precisa ser alterado você recebe?

Como a Huntag pode ajudar?

Vale lembrar o que cada empresa ou equipe tem seus perfis e desafios, saber trabalhar de forma organizada, com planejamento e com as ferramentas corretas, com certeza é garantia de sucesso!

Mas só queremos dar um empurrãozinho. 😉

O uso de tecnologias é essencial para a organização e gestão de conteúdos, a Huntag possui as ferramentas ideais para fazer com que sua produção de treinamentos se torne mais eficiente.

Que saber como? Bora lá!

Gerenciamento de Ativos Digitais: uma Central de Mídias que através de tags (palavras-chaves), leitura de metadados e indexação, criará a biblioteca dos conteúdos criados por você e/ou sua equipe. Tudo bem visual e em formato de galeria.

Um exemplo bem simples: sabe aquela proposta de template, que foram feitas três peças, só aprovada uma e as outras duas acabaram se perdendo no meio do caminho? Então, economize tempo e evite retrabalho com a central de mídias!

Workflow de Validação/Aprovação: tenha todas as validações de conteúdos em um único local, com criação de projetos, etapas (que podem depender uma das outras) com comentários dos ajustes e melhorias que precisam ser feitos. Todos os envolvidos participam e ficam alinhados na mesma página. Esqueça ficar descrevendo os minutos e segundos de um vídeo que precisa ser ajustado, e ainda tenha relatórios dos feedbacks recebidos.

Quer saber mais sobre a Huntag e como podemos auxiliar na produção dos seus treinamentos? Enviei um e-mail para contato@huntag.com.br ou mande uma mensagem.

Vem com a gente!

Let’s hunt, let’s tag!

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