gestão de ativos digitais

Checklist: como criar uma cultura para a Gestão de Ativos Digitais

Equipe Huntag

Criar uma nova cultura dentro da empresa não é fácil e exige planejamento, acompanhamento e diversas estruturas para que o processo tenha resultados, certo? Isso, porém, não pode ser um impeditivo para que os negócios evoluam em ferramentas, processos e estratégias, afinal, as mudanças são muito bem-vindas e fazem todo sentido para o sucesso das organizações.

Quando falamos em processo, gestores podem ter resistência à implementação de ferramentas ou estruturas e isso pode fazer com que o crescimento seja menos acelerado do que deveria, afinal, nada mais importante do que contar com recursos que realmente façam sentido para o negócio.

Muitas são as possibilidades de organizar um setor ou negócio e olhar para a Gestão de Ativos Digitais é crucial para que todas as suas estratégias funcionem. Você sabe do que se trata essa gestão e como criar uma cultura voltada para ela em seus setores? Saiba mais agora mesmo!

 

O que é Gestão de Ativos Digitais?

Sua empresa tem alta demanda de conteúdo e seu setor já teve problemas ao buscar documentos, imagens, vídeos? Cada item da sua marca está em alguma pasta, e-mail ou sob responsabilidade de algum colaborador?

Seus processos de aprovação, validação e demanda são lentos e a produtividade é atingida? Seu negócio não tem visualização de todos os materiais já feitos e cada setor tem demandas e comunicação visual diferentes umas das outras?

Se a sua resposta foi sim para pelo menos um desses questionamentos, talvez você ainda não saiba, mas seu negócio certamente precisa de uma Gestão de Ativos Digitais.

Os ativos digitais são arquivos importantes relacionados à sua marca e/ou projetos e eles podem ser imagens, fotos, documentos, apresentações institucionais, manuais da marca, vídeos, áudios e qualquer outro material que agrega valor à sua marca.

Com a digitalização, é comum que cada vez mais sejam produzidos materiais digitais dentro do negócio e diversos problemas surgem com a falta de organização e gestão de cada um deles.

Quando falamos em Gestão de Ativos Digitais estamos falando em organização de tudo aquilo que é produzido, mas muito mais do que isso. A gestão é um processo completo que envolve planejamento, criação, revisão, publicação, promoção, mensuração e hospedagem de conteúdo, qualquer que seja ele dentro da necessidade de marca.

Vamos pensar sobre essa prática: suponha que sua empresa necessita de muitas imagens de produtos, documentos com especificações técnicas e vídeos para cada momento da jornada de compra e venda.

Onde estão essas imagens, documentos e vídeos e como elas estão organizadas? Qualquer pessoa do time é capaz de encontrar ou é preciso ficar pedindo ajuda para o responsável pela produção?

Essas peças são enviadas por e-mail a cada ciclo (e se perdem na caixa de entrada), são colocadas em pastas ou estão soltas pelos drives de cada colaborador?

Nessa e em muitas outras situações muitos ativos digitais são gerados dentro de um negócio e ter uma organização e gestão aqui é crucial para que qualquer pessoa do seu time possa utilizar o que foi preparado para suas estratégias.

Na teoria, os gestores entendem essa necessidade e sabem da importância de olharem para ferramentas e soluções que resolvam essa demanda, porém, na prática, muitos enxergam dificuldade no processo de implementação e criação de uma nova rotina.

É importante dizer que fazer a gestão de ativos digitais é de fato muito mais do que ter uma plataforma, mas sim ter uma nova cultura dentro da empresa para que as ferramentas trabalhem da melhor forma para os processos, certo?

Pensando nisso, reunimos algumas ações para que a implementação da cultura de gestão de ativos digitais seja facilmente colocada em prática em seu negócio.

 

Como criar uma cultura para a Gestão de Ativos Digitais em seu cenário?

 

1. Faça um bom planejamento

Para qualquer implementação é necessário planejamento, portanto, esse deve ser o primeiro passo para garantir que a cultura de organização e gestão existirão no ambiente.

Tenha metas, prazos e defina momentos e estruturas que irão utilizar a ferramenta. Lembre-se que não é preciso implementar um novo processo de uma só vez na empresa toda e criar calendários e fases da mudança pode ser interessante para quebrar barreiras.

 

2. Documente seu processo

A documentação de processos é um procedimento muito importante dentro dos setores, especialmente quando algo novo está para ser implementado.

Essa ação tem a ver com organização e unidade de conhecimento, ou seja, é sobre descrever as etapas que compõem as tarefas e processos para que as pessoas saibam para onde ir e como seguir em suas necessidades.

A documentação funciona como um guia para os colaboradores dentro de suas tarefas e isso diminui erros de comunicação, aumenta padronização, simplifica procedimentos e otimiza tempo.

Ao saber o que fazer, o colaborador ganha mais agilidade e produtividade em suas novas ações e ter uma documentação de novas ferramentas ou estratégias é essencial para que elas sejam rapidamente colocadas em prática por todos.

 

3. Alinhe os objetivos com seus funcionários

Para que qualquer cultura dê certo dentro de um negócio é preciso que os colaboradores enxerguem valor na ação e estejam engajados. Não adianta chegar no setor e impor que há uma nova ferramenta, é preciso fazer alinhamentos e um trabalho para que todos entendam a importância das ações.

Sendo assim, apresente o projeto para as pessoas envolvidas, demonstre sua importância e necessidade, apresente funções, expectativas, resultados esperados e faça trabalho para engajar e motivar as pessoas na nova gestão.

 

4. Saiba lidar com o processo de transição

Não é fácil mudar de processo e ferramenta e não se deve esperar que em uma semana os colaboradores já estejam prontos para performar e entregar os melhores resultados.

É preciso tratar o período inicial como um projeto, uma espécie de ligação entre a antiga e a nova cultura.

Essa dica parece óbvia, mas muitas empresas erram justamente nesse momento inicial da implementação, acreditando que apenas por ter uma nova ferramenta tudo mudará no setor e começará a funcionar normalmente.

Inicie o uso da ferramenta com pequenas tarefas e faça com que o uso e a cultura da gestão passem a fazer parte do dia a dia.

 

5. Envolva os líderes e tenha embaixadores internos

Parte importante da implementação de qualquer processo ou ferramenta é ter líderes envolvidos e engajados com o processo. Os gestores devem ser aqueles que conhecem do processo, da ferramenta e da implementação para acompanhar suas pessoas e divulgar a cultura pela empresa.

Mais do que ter líderes engajados, é importante ter pessoas que sejam espécies de embaixadores internos, ou seja, que incentivem e colaborem com seus colegas para que a cultura seja disseminada.

Para fazer Gestão de Ativos Digitais é crucial ter uma ferramenta que seja capaz de oferecer essa estratégia, mas somente com pessoas bem preparadas é que ela levará os melhores resultados para os negócios.

 

6. Tenha ferramentas que se preocupem com o momento da implementação

Implementar uma nova cultura é muito mais do que comprar uma ferramenta e passar acessos para os colaboradores. É preciso ter parceiros que te ajudem na sua jornada e que ofereçam suporte além da venda.

Aqui na Huntag temos grande preocupação com a trajetória do nosso cliente, afinal, faz parte do nosso crescimento ter usuários da ferramenta que alcance resultados através das nossas soluções.

Para isso, temos uma estratégia de implementação com o cliente que inclui treinamentos da plataforma, suporte técnico, acompanhamento periódico de feedbacks e melhorias no sistema.

Ao ter parceiros que entendam a necessidade de acompanhar a implementação, certamente mais rápida, fácil e efetiva ela será.

 

7. Monitore os resultados e peça feedbacks

Algumas gestões se esquecem da importância do período após a implementação da ferramenta e cultura e é preciso acompanhar e monitorar resultados para saber o que deu certo e o que precisa ser melhorado para os próximos passos.

Revise seu planejamento, olhe para as metas, acompanhe de perto as pessoas e observe as mudanças que a nova cultura levou para o local.

Lembre-se que esse é um momento crucial de coletar feedback dos colaboradores, afinal, eles são os grandes envolvidos na estratégia. Busque entender o que foi bom ou não e saiba quais melhorias podem ser feitas no projeto.

Implementar um processo, estratégia e ferramenta parece um bicho de sete cabeças, mas com bom planejamento e estrutura certamente a cultura se disseminará mais rápido do que o imaginado e seu negócio vai ter bons resultados com a Gestão de Ativos Digitais.

Como sua organização está olhando para os ativos? Aproveite que agora sabe um pouco mais sobre eles e sobre sua forma de implementação e vamos juntos desenhar uma estratégia para seu projeto!

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