Como diminuir retrabalho nas equipes de marketing: o conceito DRY

Como diminuir retrabalho nas equipes de marketing: o conceito D.R.Y

Equipe Huntag

Se você gerencia ou atua em uma equipe de comunicação e marketing certamente sabe como é a alta rotina de demandas e, também convive muitas vezes com o grande vilão que é o retrabalho, não é mesmo?

Criar conteúdos, organizar imagens, buscar por referências, montar briefings, fazer alterações, utilizar redes sociais, organizar o catálogo de lojas e ser o centro de comunicação da empresa que repassa demandas para diversos setores exige muita organização, processos e gestão de tanto conhecimento e material existente.

Com tantas demandas sobre essas equipes de comunicação, é natural que exista algum nível de retrabalho, mas é preciso buscar formas de economizar tempo, dinheiro e trabalhar aproveitando melhor os recursos, evitando tarefas repetitivas e aumentando produtividade.

Para isso, diversos processos e ferramentas estão disponíveis no mercado e é importante conhecer tendências e conceitos que podem fazer a diferença em sua rotina e equipe.

Falando em retrabalho, produtividade, aproveitamento de recursos e demanda de entrega rápida e ágil, o D.R.Y é um conceito que promete auxiliar nesses tópicos que citamos. Você sabe o que é essa sigla? Vamos falar mais sobre ela, acompanhe!

 

O que é D.R.Y?

D.R.Y é o “Don’t Repeat Yourself” ou “Não se Repita” em tradução literal. Esse é um princípio que surgiu no mundo da TI e dos códigos, mas cada vez mais é replicada e utilizada para os diversos tipos de trabalho.

Esse princípio tem como objetivo a redução de códigos repetidos em toda a operação, ou seja, diz sobre realizar o trabalho sem repetições e diminuindo caminhos que não precisam existir e que deixam os sistemas pesados e muito mais complexos do que realmente deveriam ser.

Sendo assim, em qualquer que seja o trabalho e tarefa, é perfeitamente possível pensar em menos repetições e mais produtividade e isso pode ocorrer através de processos mais delineados, ferramentas que sejam eficazes e engajamento de todas as pessoas da equipe em um mesmo direcionamento.

Para fugirmos um pouco do mundo dos códigos, vamos pensar em uma situação recorrente nos times do marketing: imagine que uma empresa vende sapatos e roupas. Para isso, é preciso de um catálogo sempre atualizado para que o time comercial possa atender os clientes, não é mesmo?

Onde estão esses catálogos sempre atualizados? É preciso que os times chamem alguém do marketing a cada mudança e essas pessoas precisam parar seu trabalho para enviar arquivos?

Mais do que isso, pode até existir uma pasta ou banco de dados compartilhados, mas ele conta com diversas versões, pastas e complicações que dificultam que qualquer time que não seja o de marketing encontre o que precisa.

E o problema não para por aí. Imagine que, a cada atualização de produto, a equipe precisa repassar para terceiros todas as mudanças. Se não existe um único local em que os processos estão concentrados, essa tarefa terá que ser feita várias e várias vezes para qualquer que seja a mudança.

Falando agora sobre o processo criativo de fato: quando um designer cria três propostas de template para uma campanha, é aprovado apenas uma e as outras duas acabam se tornando obsoletas nas pastas dos projetos, certo? Se estas estivessem catalogadas ou organizadas em um sistema, elas poderiam ser facilmente reutilizáveis no futuro.

Deu para imaginar todas essas situações? Quantos passos aqui você acha que poderiam ser eliminados ao utilizar o conceito D.R.Y? Diversos, não é mesmo?

Ao aplicar conceitos como esse, a produtividade e comunicação unificada estão em primeiro lugar e o retrabalho sofre drásticas quedas (e, sem dúvida, esse é um indicador que toda empresa quer diminuir).

 

Como aplicar D.R.Y nas rotinas, diminuir retrabalho e aumentar produtividade?

Agora que você sabe mais sobre esse conceito, certamente deve estar se perguntando como ele pode ser utilizado na prática, certo? Cada equipe conta com processos e metodologias, mas alguns passos podem te ajudar – e muito – nessa mudança. Acompanhe!

 

Entenda e mapeie seu processo

Diversos são os passos de trabalho existentes nas equipes de comunicação e marketing e que interferem em todos os outros setores.

Antes de investir em qualquer ferramenta ou metodologia, é preciso entender o que é feito em seu ambiente, o que precisa ser revisado e quais são de fato os processos existentes, afinal, procedimentos mal definidos deixam brechas, gerando falhas de execução e, consequentemente, retrabalho.

Sendo assim, revise os passos de suas equipes, mapeie a jornada do seu colaborador e saiba como estão espalhados os documentos, imagens, processos, ferramentas e dados de toda sua equipe.

Ao olhar para esse caminho de trabalho, com certeza você encontrará diversas atividades repetidas e que podem ser eliminadas pelo conceito do D.R.Y.

 

Saiba como as equipes se comunicam

Além do retrabalho dentro das próprias equipes de marketing, muito disso acontece no contato com clientes externos e até mesmo na troca com outros setores da empresa.

É preciso entender como sua comunicação está acontecendo, onde está o repositório das documentações, imagens e trabalhos e mapear como os pedidos chegam até suas equipes.

A comunicação é feita por meio formal? Tudo está documentado por e-mail e diversos anexos, pastas e documentos precisam ser enviados e depois são perdidos? A troca de demandas se mistura com o WhatsApp e outros assuntos pessoais dos colaboradores? Existe uma plataforma em que tudo está reunido?

É preciso saber que a comunicação e a falta dela reflete no retrabalho e produtividade e ela precisa ser unificada. Não é interessante falar com um cliente por e-mail, com outro por canais de mensagem e outro por acessos a pastas compartilhadas.

É essencial que o processo seja único para que seus times não se percam no caminho e façam atividades repetitivas a todo tempo.

 

Conte com ferramentas

Para que o retrabalho seja diminuído e o foco esteja em produtividade e eliminação de tarefas repetitivas é preciso contar com ferramentas para ajudar suas equipes.

Ao ter estruturas de trabalho mapeadas, é possível entender o que precisa ser otimizado, o que pode ser repassado para ferramentas e como a organização de mídias pode te ajudar nessa metodologia.

Como dissemos, é normal que profissionais de marketing e comunicação contem com imagens, documentos e diversas mídias, e esses são conteúdos que precisam estar organizados para seus clientes e outros setores.

É aí que uma plataforma pode te ajudar e ter uma central de mídias faz toda a diferença. Uma central de mídias é muito mais do que uma pasta compartilhada ou banco de dados com diversas regras e dificuldades, mas sim um local em que todas as suas mídias e documentos importantes podem ser armazenados e compartilhados.

Ao ter uma plataforma como essa, cria-se a colaboração e comunicação efetiva no ambiente corporativo e as pessoas param de perder tempo procurando suas imagens e demandas em e-mails, servidores e pastas com longos caminhos.

Através de fluxos e organização, esses softwares são grandes aliados do D.R.Y, produtividade e queda no retrabalho.

Para essa criação e organização, os sistemas de Gerenciamento de Ativos Digitais, os DAM, “Digital Assets Management”, são as ferramentas ideias, capazes de organizar formatos, equipes, categorias e outros itens que sejam de fato relevantes para o processo e negócio.

As tarefas repetitivas são grandes vilãs do trabalho e produtividade e aplicar a metodologia D.R.Y aliada a ferramentas é um grande ganho para os negócios.

Otimizar seus processos, reunir documentos e mídias, unificar a comunicação e diminuir caminhos das equipes de marketing é necessário para que os resultados sejam ainda mais visualizados em suas ações.

O quanto o retrabalho afeta seu negócio e como seus processos estão desenhados? Mais do que isso, como está seu banco de dados e como sua organização de mídias ocorre? Aproveite que agora você sabe mais sobre D.R.Y, saiba mais sobre Gestão de Ativos Digitais e conheça mais sobre a ferramenta que vai te ajudar nessa estratégia!

Ficou interessado em conhecer a Huntag? Então entre em contato conosco e solicite uma demonstração gratuita da nossa plataforma.

portal da marca

Baixe o e-book:

Portal da Marca para distribuição de conteúdos

Siga-nos nas redes sociais! 😉

More great articles

Varejo: como organizar o grande volume de ativos digitais?

Varejo: como organizar o grande volume de ativos digitais?Confira a melhor maneira de organizar os arquivos digitais criados para o…

Read Story
Por que o storytelling é importante para sua marca

Por que o storytelling é importante para sua marca

As marcas estão cada vez mais entrando na onda das narrativas, transformando seus negócios em histórias para criar reconhecimento e…

Read Story
A importância de uma Central de Mídias para campanhas de marketing

A importância de uma Central de Mídias para campanhas de marketing

A importância de uma Central de Mídias para campanhas de marketing Sabia que ter boa central de mídias é crucial…

Read Story

Fique por dentro!

Novidades e conteúdos sobre Comunicação, Marketing e como podemos te auxiliar. Não enviaremos Spam.

    Arrow-up