Com a retomada da vida mais próxima a normalidade, os trabalhos presenciais voltam a ser comuns na vida dos brasileiros. Porém, ao entender que atuar de forma remota é possível, muitas empresas vão seguir com modelos de casa e escritório, e o trabalho híbrido é a grande tendência do mercado.
Dividir a atuação entre presencial e remoto dá muitas vantagens para colaboradores e negócios, mas ainda diversos são os desafios para manter resultados, produtividade e cultura empresarial e ter boas ferramentas para sustentar as estratégias é crucial.
Você já tem olhado para ferramentas que podem ajudar nesse momento híbrido? O DAM, Digital Assets Management ou Gerenciamento de Ativos Digitais é uma dessas plataformas que pode fazer toda a diferença. Vamos falar mais sobre ela e sobre esse novo momento do mercado de trabalho. Acompanhe!
O trabalho híbrido e os negócios
Em um passado não tão distante, trabalhar de forma remota era exclusividade de poucas pessoas e era algo visto como um benefício para alguns colaboradores ou setores.
Com a necessidade de distanciamento social, o home office tornou-se obrigatório em todos os ramos em que isso era possível e, mesmo às pressas e sem preparação, esse modelo funcionou em muitos negócios.
Passados dois anos do início da pandemia, o home office feito de última hora se estruturou, processos foram implementados e ferramentas foram contratadas e agora é o momento de olhar para uma nova possibilidade: a retomada dos escritórios.
Muitos negócios entregaram seus espaços físicos ou reduziram seus escritórios e ter uma volta de todas as pessoas nem é algo mais pensado em diversas estratégias organizacionais. Além disso, as empresas passaram a contratar profissionais de todos os lugares e a distância geográfica deixou de ser um empecilho na busca por talentos.
Por esses e outros motivos, muitos lugares não exigem mais que os seus profissionais voltem definitivamente para o trabalho presencial, mas a presença em alguns dias da semana passa a ser o “novo normal” para incentivar interação, trocas e manter viva a cultura da empresa.
Segundo pesquisa realizada pela Sodexo, 92% dos trabalhadores preferem manter a rotina de trabalho em casa, mas em um modelo híbrido: com idas à empresa dois dias por semana.
Os líderes também querem essa ida, afinal, além do gerenciamento mais próximo, a presença no escritório faz com que as pessoas interajam, resolvam situações de forma mais rápida, troquem ideias e mantenham vivo o espírito de coletividade.
Com essa configuração de dias em casa e dias no escritório, muitos são os desafios dentro dos negócios, tanto para gestão de pessoas, processos, organização de documentos e ativos digitais e saber atuar em formato híbrido de forma competitiva é essencial.
Como o trabalho híbrido afeta as rotinas dos negócios?
O trabalho híbrido afeta diversos processos dentro do negócio, seja de forma positiva ou negativa, e eles podem ser vistos em muitas formas, como:
Mudança no espaço físico
Com a divisão de setores, dias e pessoas nos escritórios, a tendência é que as empresas diminuam seus locais físicos e reduzam custos. Dessa forma, os lugares fixos deixam de existir e a visão passa a ser de escritório com mesas e espaços colaborativos para os que forem a cada dia.
Modelo de gestão precisa ser adaptado
Liderar times em modelos híbridos demanda interações virtuais, confiança, autonomia e série de requisitos e habilidades que não eram tão notados no ambiente físico. É preciso que os líderes entendam a diferença entre acompanhar o time e vigiar cada passo das pessoas.
Ter reuniões de alinhamento, repasses e interações de grupos é crucial, mas é preciso que as pessoas tenham seus espaços e trabalhem da forma que melhor se adaptam em suas casas.
Cultura precisa ser reforçada
A cultura de uma empresa é feita de acordo com a vivência e a rotina das pessoas dentro de seus ambientes. Com pessoas separadas e times descentralizados, é preciso que o RH e as lideranças sejam ainda mais atuantes para que a cultura seja preservada e para que as pessoas não percam a motivação por estarem sozinhas em grande parte do tempo.
As pessoas ganham flexibilidade
Nem só de desafios se vive dentro do trabalho híbrido e a flexibilidade é um dos grandes pontos de os profissionais terem adotado tão bem esse formato. Ao poder ficar dias em casa e outro na empresa, as pessoas podem dividir suas rotinas de trabalho com suas rotinas pessoais e de casa.
Mais do que isso, diminui-se o desgaste com trânsito, o tempo de deslocamento pode virar um tempo de qualidade e a vida pessoal fica mais próxima do trabalhador.
O profissional tem mais dificuldade de se desligar
Por outro lado, ficar apenas em casa é também um ponto negativo. Nem todas as pessoas têm um escritório separado do quarto e, dessa forma, as pessoas acordam e dormem em seus trabalhos.
Se nos escritórios as pessoas fazem pausas para o café, conversam e interagem, ao estarem sozinhos em casa isso pode ser mais difícil e o profissional tende a ficar preso no trabalho, ter problemas com horários e está sempre ligado às rotinas profissionais.
Segundo pesquisa do Instituto de Psiquiatria da USP, trabalhar em casa aumentou a jornada em até 65%, e foram as mulheres que mais sofreram com a sobrecarga.
Mais do que isso, ao estar apenas em casa, as pessoas ficam mais isoladas, conhecem menos dos seus colegas e perdem partes importantes do trabalho no que diz respeito às interações e amizade que ele possibilita.
Falta compartilhamento de informação
Com as pessoas trabalhando sozinhas, mesmo com as ferramentas de comunicação e interação, diminui-se as trocas dentro das atividades diárias. Com isso, aumenta o problema de várias pessoas fazerem o mesmo trabalho ao mesmo tempo, informações são perdidas e muitos da empresa não sabem o que está acontecendo.
Ao não ter uma pessoa do seu lado para perguntar sobre determinado assunto, perde-se muito da informação certa na hora certa e isso faz com que pastas, e-mails e diversos locais sejam criados e, mesmo assim, não existem grandes unificações de conteúdos, o que pode gerar retrabalho e falta de produtividade.
A segurança da empresa pode ficar comprometida
Um dos grandes desafios do trabalho híbrido é manter a segurança da informação da empresa, afinal, não se tem mais uma única rede e um local de atuação, mas sim várias redes, computadores e acessos, o que aumenta a possibilidade de invasões no negócio, causando grandes prejuízos.
É preciso que a empresa invista em recursos de segurança para manter os dados protegidos, seja do negócio e dos clientes e, mais do que isso, para se manter em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Como o DAM ajuda a empresa no trabalho híbrido?
Comentamos apenas alguns dos muitos aspectos do trabalho híbrido e, como você deve ter percebido, ter ferramentas é crucial para que muitos desses desafios não se tornem problemas ou prejuízos no local.
O DAM, Digital Assets Management, ou Gerenciamento de Ativos Digitais é uma plataforma de armazenamento, organização e gestão dos ativos de um negócio.
É importante dizer que isso vai muito além de um armazenador de pastas ou dados, mas sim um sistema de gerenciamento completo dos ativos digitais de um negócio e seus times.
Com o avanço tecnológico e a alta demanda na produção de conteúdo e produtos, especialmente em um momento de descentralização de serviços e pessoas, uma plataforma DAM é essencial para organizar o volume de informações e dar direcionamento e agilidade para as pessoas. Com uma plataforma desse tipo um negócio ganha em:
Ativos centralizados e organizados
Evidente que essa é uma das grandes vantagens do DAM, afinal, ter uma grande quantidade de arquivos é sempre um problema na hora de organizar e gerenciar.
Com uma plataforma de gerenciamento ativos, o negócio ganha em separação por categorias, segmentação por tags e equipes, busca em formato facilitado, eliminação de conteúdos duplicados, entre tantos outros.
Aumento da produtividade e redução de erros
Ter fácil acesso ao que o colaborador precisa, no momento certo e na hora certa é necessário e faz toda a diferença para que o trabalho seja realizado de forma ágil e assertiva, especialmente no formato híbrido.
Porém, muitas vezes, isso não é possível devido à falta de organização, que se torna um dos principais inimigos da produtividade.
Muitas vezes as empresas criam pastas e subpastas, diretórios e locais, mas com o passar do tempo os conteúdos se perdem, não são padronizados e as pessoas deixam de utilizar ativos importantes por simplesmente não saber onde eles estão ou que eles existem.
Ao organizar os materiais em uma plataforma DAM, além da facilidade de estarem armazenados no mesmo lugar, o negócio ganha com possibilidade de categorização que gera grande facilidade às equipes no momento da busca dos ativos.
Mais do que isso, elimina-se o problema de os times não conversarem entre si, afinal, com a plataforma, passa a existir a possibilidade de compartilhamento dentro da empresa, com diferentes equipes e externo, com seus clientes e parceiros.
Fomenta a comunicação dos times
A comunicação e falta de trocas é um dos grandes problemas do trabalho híbrido e é normal que várias pessoas cuidem de demandas e façam com que o conteúdo e informações fiquem apenas em algumas mãos.
Com a plataforma Digital Asset Management (DAM), as informações deixam de ser apenas de um e, todos que tiverem permissões e façam parte da estrutura podem acessar o quê, quando e onde quiserem, diminuindo ruídos na comunicação e melhorando a eficiência do clima organizacional.
Facilita o fluxo de trabalho
Ter locais em que o conteúdo se centralize e que a comunicação seja compartilhada faz com que o fluxo de trabalho seja mais ágil, menores sejam os erros e refações e isso resulta em produtividade e resultados com qualidade maior aos seus clientes.
Mais do que isso, ter conhecimento compartilhado faz com que as pessoas tenham melhor direcionamento e performem positivamente em suas posições.
Um estudo conta que 42% do conhecimento não é compartilhado e é exclusivo às pessoas, ou seja, se elas não estão presentes ou acabam deixando o emprego, seus colegas não conseguem realizar quase metade do trabalho.
Além disso, a pesquisa também afirma que eles perdem 5,3 horas todas as semanas esperando por informações fundamentais a sua função, ou reaprendendo o conhecimento. Isso ocasiona projetos atrasados, oportunidades perdidas, frustração entre os funcionários e impacto significativo e negativo nos resultados financeiros.
Dá segurança para uso de ativos
A segurança é outro tópico essencial do trabalho híbrido e com o Digital Asset Management cada usuário terá seu tipo de permissão para acesso aos ativos e é possível ter relatórios para controle de quem está fazendo o download ou upload dos materiais no sistema.
Através dessa gestão o compartilhamento fica mais seguro e as empresas conseguem ter uma visão do ciclo de vida dos seus ativos, saber quantas vezes ele foi utilizado, e por quem, o auxilia no processo de planejamento de um projeto.
Investir em uma ferramenta DAM dá grandes vantagens em muitos setores, estratégias e processos e, sem dúvida, essa é uma plataforma que deve estar no radar de toda empresa que quer performar bem dentro do trabalho híbrido.
Com a tecnologia, seu negócio ganha uma solução completa de gestão e comunicação inteligente que gera benefícios primordiais para qualquer time dentro do ambiente para que os recursos sejam cada vez mais utilizados e para que planejamento e organização não sejam mais um problema em sua estrutura.
O quanto você já conhecia de Digital Asset Management e seus benefícios para o trabalho híbrido? A Huntag é uma plataforma DAM, on-line, ideal para gerenciar a produção de conteúdos, através de workflow de aprovações, e organizar arquivos das áreas de marketing, comunicação, e-commerce e criação, para evitar retrabalhos, centralizar a distribuição e compartilhamento de informações.
Aproveite que agora você sabe mais sobre DAM e seus benefícios, fale com a gente e revolucione suas estratégias para o novo modelo de trabalho híbrido!
