Gestão de conteúdos e organização: por que elas são essenciais para as equipes de comunicação?

Gestão de conteúdos e organização: por que elas são essenciais para as equipes de comunicação?

Equipe Huntag

Equipes de comunicação, sejam internas ou externas, contam com grandes desafios para atender todas suas demandas e necessidades da empresa e a gestão de conteúdos e organização é, sem dúvida, uma das tarefas que não podem ser deixadas para depois.

Esses times contam com diversas imagens, vídeos, materiais de marca, demandas novas e antigas e é preciso ter um processo e um fluxo para que nada se perca e para que todos do time se encontrem rapidamente em sua base de conteúdo para seguir seu trabalho.

É justamente por isso que a organização e gestão de conteúdos são temas tão necessários para esses times e certamente fazem toda a diferença na produtividade, entrega e diminuição de erros e retrabalho.

Você sabe o que é gestão de conteúdos e por que seu negócio precisa dela? Vamos falar mais sobre o tema, confira!


O que é gestão de conteúdos?

A gestão de conteúdos é um processo que envolve planejamento, criação, revisão, publicação, promoção, mensuração e hospedagem de conteúdo, quaisquer que sejam eles dentro das necessidades da marca.

Muito mais do que criar conteúdos para a marca ou para clientes, é preciso gerenciá-los, afinal, esse conteúdo pode ser utilizado diversas vezes por diferentes pessoas e é preciso que ele seja de fácil acesso e organizado para todos, certo?

Quando falamos em gestão de conteúdos é muito mais do que criar pastas compartilhadas ou criar listas com palavras-chave para cada conteúdo para que ele seja encontrado, mas trata-se de olhar para estratégia e facilidades para todos os componentes das equipes para que eles conversem entre si.

Vamos olhar de forma prática para essa estratégia: suponha que sua empresa é um e-commerce de roupas e calçados e, por isso, muitas são as imagens, documentos com especificações técnicas e vídeos que seu time de marketing utiliza a cada ciclo de vendas para expor sua marca e vender seus produtos.

Onde estão essas imagens, documentos e vídeos e como elas estão organizadas? Qualquer pessoa do time é capaz de encontrar ou é preciso ficar pedindo ajuda para o responsável pela produção?

Essas peças são enviadas por e-mail a cada ciclo (e se perdem na caixa de entrada), são colocadas em pastas ou estão soltas pelos drives de cada colaborador?

Nessa situação, certamente é gerado muito volume de conteúdo, certo? Ter uma organização e gestão aqui é crucial para que qualquer pessoa do seu time possa utilizar o que foi preparado para o negócio.

E quando falamos sobre organização e gestão de conteúdos não é apenas para o time de marketing e comunicação, mas para todos os componentes da empresa.

Imagine que suas pessoas da produção precisam de uma imagem para refazer uma peça de uma coleção passada? Eles serão capazes de encontrar? E se a equipe de atendimento ao cliente necessitar de vídeos para repassar nas demandas que atendem? Eles precisam esperar respostas do time de comunicação?

Ao ter gestão de conteúdos e organização, toda a empresa ganha, afinal, o negócio passa a ter um repositório simples, focado nas reais necessidades e com direcionamento correto para todos aqueles que precisam encontrar suas demandas.

Dessa forma, ao ter uma estratégia sólida de organização e gestão, sua empresa ganha em velocidade, diminuição de erros, assertividade e comunicação mais fluída e sem ruídos entre todos.

 

Quando preciso investir em gestão de conteúdos dentro da equipe de comunicação?

Se você entendeu sobre o conceito de gestão de conteúdos, já deu para ver como ele é importante dentro de uma estratégia, não é mesmo? Mesmo assim, vamos falar de algumas situações para que você entenda ainda mais na prática se é a hora de olhar para essa estratégia. Acompanhe!


Seus colaboradores têm dificuldades de encontrar conteúdos

Os seus times internos conseguem encontrar sozinhos e sem dificuldades todos os conteúdos que precisam? Se a resposta é não, é preciso ter atenção a sua organização.

Não basta que aqueles que criaram saibam onde estão as peças, mas é preciso que qualquer colaborador consiga rapidamente identificar o que precisa dentro de seu sistema.

Mais do que isso, imagine que seus responsáveis pela criação de demandas saem de férias ou saem da empresa? Será preciso que novas pessoas fiquem garimpando dentro de pastas e e-mails todos os conteúdos já produzidos?

Esse cenário gera insatisfação, erros, queda de produtividade e grandes ruídos na comunicação, portanto, a gestão de conteúdos aqui faz toda a diferença.

 

Sua empresa tem alta demanda e volume de conteúdo

Pode ser que sua empresa produza poucos conteúdos e uma simples pasta compartilhada seja capaz de armazenar tudo o que foi feito.

Mas em um cenário cada vez mais digital e com investimentos em comunicação e marketing para que novos clientes cheguem até a empresa, esse repositório de conteúdo tende a crescer de forma exponencial.

Portanto, é preciso organização, afinal, serão imagens, vídeos, campanhas de vendas, de marketing, internas e externas, produtos, datas comemorativas, redes sociais, catálogos, e-mails, brindes, eventos e tantas outras necessidades a serem disponibilizadas para seus times.


Suas equipes têm dificuldades em identificar conteúdos que precisam ser atualizados

É inegável que diversos conteúdos precisam ser atualizados com frequência. Mas se o seu time não tem visão sobre os conteúdos existentes, dificilmente eles serão atualizados, não é mesmo?

Com essa falta de atualização, sua empresa ou seus clientes podem sofrer com a exposição de produtos, conteúdos ou comunicações ultrapassadas e que não refletem necessariamente o momento ou venda atual.

Além de comprometer a imagem da marca, isso pode afastar clientes e causar perdas financeiras para os negócios.


Seus processos de aprovação e validação de demandas são lentos

As empresas contam com diversos processos quando envolvem a criação de materiais, imagens, conteúdos, textos e quaisquer outras demandas. É natural que muitas pessoas estejam envolvidas nesse processo e que sejam necessárias aprovações, refações e validações, certo?

Muitas vezes, isso envolve diversas trocas de e-mail, contatos e idas e vindas que tornam as aprovações lentas e complexas e isso é um grande problema para o fluxo do trabalho.

Se esse é o seu caso, a gestão de conteúdos é um grande aliado para seu cenário através de suas ferramentas e funções como os workflows. Esses, também chamados de fluxo de trabalho, são maneiras das equipes acompanharem todas as etapas do processo e, de forma rápida e eficaz, é possível visualizar as criações, dar feedbacks, aprovar ou não e seguir com o trabalho.

Esse tipo de método reduz erros, torna o processo mais rápido e produtivo, otimiza seus serviços, facilita as etapas das equipes de comunicação e fazem com que o monitoramento das tarefas seja feito em tempo real


Gestão de conteúdos e central de mídia

Agora que você sabe sobre a gestão de conteúdos e já identificou um – ou mais – dos seus problemas, é hora de partir para a ação e parar de perder tempo e dinheiro com a desorganização dos seus conteúdos, certo?

Para que essa estratégia seja colocada em prática da melhor forma é preciso planejamento, levantamento de tudo o que existe em seu negócio, organização e plataformas que vão te ajudar com o processo.

É aí que entra uma central de mídias, a ferramenta que vai ser esse local de organização dos seus conteúdos e poderá funcionar como um repositório ou banco de dados para gestão de conteúdos de todos os seus arquivos e mídias.

Ter uma central de mídias é justamente eliminar todos os problemas que já citamos, afinal, com uma ferramenta simples e usual para os componentes do negócio, seus conteúdos ficam organizados e uma única fonte de acesso é criada dentro da empresa.

Essas centrais são criadas a partir de sistemas de gerenciamento de ativos e usam tecnologias para que todos os conteúdos possam ser organizados por formatos, tipos, equipes, categorias, relevâncias e personalização de acordo com as reais necessidades de um negócio.

Investir em gestão de conteúdos, organização e ferramentas é um grande diferencial para os negócios e faz com que suas equipes de comunicação trabalhem de forma mais fluida, objetiva, direta e com assertividade para que seus resultados sejam encontrados.

Agora que você sabe mais sobre o tema, que tal entender ainda mais sobre uma central de mídias e seu funcionamento prático para seu negócio? Fique por dentro dessa ferramenta e conte conosco para suas implementações!

Imagem do infográfico explorando DAM

Baixe o infográfico:

Explorando o Gerenciamento de Ativos Digitais em Marketing e Comunicação

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