A eficiência operacional é um fator determinante que pode aumentar o lucro e diminuir custos de uma empresa. Para alcança-la, é preciso de um sistema DAM.

Com o crescimento dos desafios que o marketing omnichannel possui, as marcas precisam criar cada vezes mais conteúdos para suportar todos os canais e pontos de contatos com o seu público. 

Sem contar a crescente pressão pela agilidade das informações, em que os profissionais de marketing precisam entregar esses conteúdos com muita rapidez e qualidade, sem perder a eficiência operacional.

Mas será que é possível unir o melhor dos dois mundos? Agilidade e cumprimento de prazos; e manter a produtividade e o mesmo padrão de qualidade? Com um bom sistema de gestão, sim!

Devido a enorme quantidade de conteúdos digitais que vêm sendo criados — de imagens, vídeos e áudios — as empresas precisam de uma maneira eficiente para gerenciar o processo. 

É aí que entram os sistemas de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM – Digital Assets Management). Na ausência de um bom sistema, as empresas geralmente perdem a noção do que têm, onde estão localizadas e em que circunstâncias podem ser usadas.

Continue a leitura se quiser conhecer mais a fundo sobre esse conceito e como as áreas de marketing têm se beneficiado, e muito, com eles!

O que é um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais?

Já escrevemos por aqui o que é um DAM e seus benefícios, mas vale ressaltar alguns pontos-chaves nesse tipo de conceito que é aplicado em formato de sistemas ou plataformas.

DAM é um processo para organizar e armazenar de forma eficiente, ao ponto que se encontrem os materiais de mídia com agilidade e precisão, gerencie o ciclo de uso e permissões de conteúdos relacionados às marcas.

A capacidade de colaborar na criação e gerenciamento de ativos digitais é crucial na era digital.

O principal objetivo de um sistema de gerenciamento de ativos digitais é criar uma colaboração efetiva dentro de um ambiente corporativo, em que a comunicação seja horizontal, assertiva e direta. 

Já percebeu que as pessoas geralmente perdem muito tempo procurando determinados materiais, que se perdem ao longo de um processo produtivo? Com um sistema, criam-se fluxos de trabalho com mais eficiência operacional para as equipes.

O que é um bom DAM?

Sistemas DAMs devem ser intuitivos e fáceis de usar, permitindo que os criativos contribuam com conteúdo e os profissionais de marketing encontrem materiais relevantes e aprovados rapidamente.

O compartilhamento fácil e baseado em navegador é essencial, juntamente com segurança, metadados, pesquisa, recursos de fluxo de trabalho e escalabilidade para centenas de conteúdos.

A importância para o Marketing

Recursos visuais são ótimos e importantíssimos para a boa projeção da imagem de uma marca — desde imagens, vídeos institucionais e outros recursos de mídia que proporcionam uma experiência envolvente.

São necessárias mais informações sobre o andamento dos projetos e campanhas, assim como todo o conteúdo criado esteja “a um clique” de distância, para ganharem agilidade e eficiência. 

O uso de uma plataforma DAM, em nuvem, aumenta a variedade entre os colaboradores criativos, facilita a participação de diversas equipes internas ou externas, como freelancers e agências parceiras, gerando um alto nível de criatividade e uma mistura de talentos.

Ter uma plataforma DAM mantém o histórico de conteúdos criados e gera conforto para as áreas de marketing saberem que possuem acesso rápido de suas criações, mesmo tendo trabalhado com diversos parceiros.

Com um único ambiente de compartilhamento, sem criar diversos canais como e-mails, FTPs e links de terceiros, que atrapalham e fogem do controle, uma plataforma DAM é um grande benefício para a gestão.

Assim, tem-se uma compreensão unificada de onde e como estão sendo circulados os conteúdos das marcas entre parceiros e equipes. Isso gera valor à marca em cada estágio da estratégia de marketing, da criação à distribuição.

Além disso, reutilização de conteúdos evita trabalhos duplicados, reduzindo o desperdício e o custo com mão de obra. Como também reduz o uso não conforme de conteúdo licenciado, o uso de materiais errados ou não aprovados e os vazamentos ou roubos de propriedade intelectual.

Como começar

É importante identificar as necessidades para a implementação do sistema, além de considerar o fator cultural que já está no dia a dia das pessoas. Ou seja, é preciso um tempo de adaptação para se acostumar ao novo sistema.

Também é preciso se preocupar com os requisitos técnicos de uma ferramenta DAM: se aceitam todos os tipos de extensões de arquivos, se dão suporte à leitura de metadados (como falado acima), e se é possível visualizar determinados tipos de documentos antes de fazer o download do material.

Esses são exemplos importantes a serem avaliados. A implementação de qualquer sistema precisa de um “líder”, sendo assim, nomeie alguém que possa trabalhar nesse processo.

Assunto relacionado: 5 dicas que ajudarão na cultura da empresa. 

É fundamental potencializar os processos da sua área de marketing, além de aumentar a eficiência operacional e organizar tudo que detalhamos até aqui para oferecer uma estrutura digital completa. 

Diversas empresas como a Leroy Merlin, Latam e Liga Nacional de Basquete já entenderam a importância de investir em uma plataforma DAM, agora é a vez da sua.

Entre em contato com a Huntag e ficaremos felizes em te ajudar, afinal, essa é a nossa especialidade!

Envie um e-mail para contato@huntag.com.br ou preencha o formulário.

Vem com a gente!

Let’s hunt, let’s tag!

Se muitos arquivos de mídia, imagens, conteúdos, vídeos e os componentes digitais fazem parte de sua rotina você precisa conhecer sobre o DAM, o Digital Asset Management e entender como essa ferramenta vai fazer diferença em seu cenário.

Gerir conteúdos, especialmente em uma rotina cada vez mais digitalizada, é crucial dentro de um negócio. Ter organização, gerenciamento e resultados é a composição necessária e esperada para se ter sucesso.

Você sabe o que é o Digital Asset Management, como ele faz parte de estratégias e quais são seus benefícios? Acompanhe e saiba mais sobre a tecnologia que vai revolucionar sua forma de lidar com conteúdos e ativos digitais!

O que são os ativos digitais?

Antes de falarmos de fato sobre o Digital Asset Management (DAM), é importante contextualizar sobre os ativos digitais, que são aqueles armazenados, distribuídos e gerenciados nesse tipo de plataforma.

Os ativos digitais englobam todo tipo de informação, conteúdo e arquivo digital. Ou seja, desde uma arte para seu site, logos da empresa, vídeos, fotos, apresentações em PowerPoint, animações e todo material valioso e importante para a produção, divulgação e estratégias da empresa.

Independente do setor ou tamanho do negócio, muitos ativos são produzidos constantemente, certo?

Imagine um e-commerce de roupas que precisa criar catálogos, coleções e atualizar seu site constantemente com imagens, vídeos e informações sobre os produtos para atrair seus clientes e vender mais.

Certamente muitas serão as imagens produzidas a cada ciclo e mais do que simples pastas compartilhadas ou trocas de e-mails, é preciso uma estratégia para gerir esses ativos que são cruciais para o negócio.

Esse é apenas um exemplo, mas se você olhar para seu cenário, certamente vai entender quantos ativos são necessários para os trabalhos diários e como eles são importantes para sua organização, não é mesmo?

É justamente aí que o Digital Asset Management (DAM) fará toda a diferença nos processos e estratégias!

O que é o Digital Asset Management (DAM)?

Na tradução literal, Digital Asset Management significa Gerenciamento de Ativos Digitais, ou seja, trata-se de uma plataforma de armazenamento, organização e gestão e vai muito além de apenas um armazenador de dados, mas sim um gerenciador completo de ativos digitais.

Com o avanço tecnológico e a alta demanda na produção de conteúdo e produtos, uma plataforma DAM é essencial para organizar o volume de informações dentro das empresas, que levariam tempo demais para serem achados se não fossem mantidos em um sistema de gerenciamento.

O mercado de DAM cresceu exponencialmente nos últimos anos devido ao volume gigante de ativos digitais gerados e pela demanda de um gerenciamento mais controlado e planejado.

Em 2016, o mercado de Digital Asset Management foi avaliado em U$2.08 bilhões de dólares e tem previsões de que até 2022 chegará em U$5.66 bilhões de dólares, devido ao aumento da produção de ativos digitais que precisam ser organizados e distribuídos nas organizações.

Quais os benefícios do gerenciamento de ativos digitais?

Falamos conceitualmente sobre o Digital Asset Management, mas para que você entenda verdadeiramente sobre ele é essencial visualizar seus benefícios e suas formas práticas de utilização da plataforma.

O verdadeiro valor do DAM se torna aparente nas rotinas diárias, quando os usuários migram, visualizam e usam ativos digitais em suas atividades e não perdem longos tempos na busca por seus conteúdos.

Para isso, reunimos vantagens que essa plataforma vai levar para seu negócio. Acompanhe e visualize seu cenário!

Deixa seus ativos centralizados e organizados

Evidente que essa é uma das grandes vantagens do DAM, afinal como já dissemos, uma grande quantidade de arquivos é sempre um problema na hora de organizar e gerenciar.

Com uma plataforma de gerenciamento ativos, seu negócio ganha em separação por categorias, segmentação por tags e equipes, busca em formato facilitado, eliminação de conteúdos duplicados, entre tantos outros.

Aumenta a produtividade e reduz erros

Ter fácil acesso ao que você precisa, no momento certo e na hora certa é necessário e faz toda a diferença para o trabalho, concorda? Mas, muitas vezes, isso não é possível devido à falta de organização, que se torna um dos principais inimigos da produtividade.

Muitas vezes as empresas criam pastas e subpastas, diretórios e locais, mas com o passar do tempo os conteúdos se perdem, não são padronizados e as pessoas deixam de utilizar ativos importantes por simplesmente não saber onde eles estão ou que eles existem.

Ao organizar os materiais em uma plataforma DAM, além da facilidade de estarem armazenados no mesmo lugar, o negócio ganha com possibilidade de categorização, inserção de palavras-chave (tags) e leitura de metadados, que gera grande facilidade às equipes no momento da busca dos ativos.

Sem contar a possibilidade de compartilhamento dentro da empresa, com diferentes equipes, e externo, com seus clientes e parceiros.

Dessa forma, não há grandes tempos perdidos para achar algumas imagens e os erros são diminuídos, afinal, tudo estará organizado e cada um saberá exatamente do que precisa para seu trabalho.

Melhora a comunicação dos times

Muitas pessoas são responsáveis pela produção e gestão de conteúdos, mas se os ativos ficam apenas em algumas mãos há grandes problemas de comunicação e entrega.

Imagine que alguém do seu setor de atendimento precisa de uma imagem. É preciso trocas de e-mails ou mensagens pelo WhatsApp com pessoas do time de marketing para buscar ativos?

Essa troca, além de desorganizar e dispersar os ativos no ambiente de trabalho, atrapalha a produtividade das pessoas que são sempre cobradas para encontrar imagens e conteúdos dentro do sistema do negócio.

Com a plataforma Digital Asset Management (DAM), todos que tiverem permissões e façam parte da estrutura podem acessar o quê, quando e onde quiserem, diminuindo ruídos na comunicação e melhorando a eficiência do clima organizacional.

Dá segurança para uso de ativos

Com o Digital Asset Management cada usuário terá seu tipo de permissão para acesso aos ativos, e é possível ter relatórios para controle de quem está fazendo o download ou upload dos materiais no sistema.

Através dessa gestão o compartilhamento fica mais seguro e as empresas conseguem ter uma visão do ciclo de vida dos seus ativos, saber quantas vezes ele foi utilizado, e por quem, o auxilia no processo de planejamento de um projeto.

Incentiva a economia colaborativa e criativa

Com uma ferramenta de Digital Asset Management, setores de comunicação, marketing, vendas, e-commerce e projetos possuem um ambiente de colaboração criativa.

• Comunicação: No departamento de design, a vantagem óbvia é o tempo economizado na localização de ativos existentes e em maior uso e reutilização desses recursos, mas os benefícios não param por aí! Com um sistema de DAM você pode efetivamente capturar ideias para projetos futuros e colocá-los no sistema para posterior recuperação, a fim de que a energia criativa de sua empresa não seja perdida.
• Marketing: Acesso instantâneo à versão atual do guia da marca, imagens de qualidade de todos os seus produtos e eventos, vídeos institucionais, apresentações, entre outras.
• Vendas: Fácil acesso a templates de propostas comerciais seguindo o padrão visual da marca e acesso a materiais já desenvolvidos que podem ser compartilhados com os clientes.
• E-commerce: Todos os ativos digitais relacionados aos produtos, fotos, descritivos e atributos centralizados em um único ambiente que pode ser integrado ao sistema de e-commerce, mantendo todos os conteúdos atualizados e evitando diversas pastas e inúmeras planilhas.
• Projetos: Arquivos de 3D, planilhas, documentos e tudo mais necessário, mantendo tudo em um único ambiente e acompanhe os processos de aprovações centralizando a comunicação.

Facilita o fluxo de trabalho

Criar conteúdos demanda diversas etapas, desde pedido, criação, revisão, refação até a aprovação e uso de fatos e ter um fluxo de trabalho alinhado e definido é crucial para que todos saibam para onde irão em suas funções e cumpram com todas as necessidades da empresa.

O fluxo de trabalho é a ordem natural que deve ser seguida, com uma sequência de etapas fundamentais ao êxito de alguma tarefa ou projeto e é possível utilizá-lo dentro do Digital Asset Management para que o gerenciamento e organização dos seus ativos digitais fiquem ainda mais simplificados e assertivos.

Quanto mais se centraliza a comunicação e se compartilha o conhecimento, menor o tempo de trabalho e menores as refações, o que resulta em produtividade e resultados com qualidade mais polida aos seus clientes.

Um estudo com mais de mil trabalhadores nos EUA descobriu que 42% do conhecimento não é compartilhado e é exclusivo às pessoas, ou seja, se elas não estão presentes ou acabam deixando o emprego, seus colegas não conseguem realizar quase metade do trabalho.

Além disso, a pesquisa também afirma que eles perdem 5,3 horas todas as semanas esperando por informações fundamentais a sua função, ou reaprendendo o conhecimento.

Isso ocasiona projetos atrasados, oportunidades perdidas, frustração entre os funcionários e impacto significativo e negativo nos resultados financeiros.

Sendo assim, utilizar uma ferramenta DAM é uma estratégia que funciona muito bem para ajudar a organizar um fluxo de trabalho eficiente. Desse modo, você ganha uma solução completa de gestão e comunicação inteligente que gera benefícios primordiais para qualquer agência ou time de marketing.

Cada vez mais as empresas e instituições procuram maneiras de melhorar processos e sua eficiência e resultados. Os sistemas de Digital Asset Management, o DAM, ajuda a todos os departamentos na organização, compartilhamento e rastreamento de ativos, que crescem cada vez mais o volume de produção.

Utilizar esse tipo de ferramenta permite que as equipes façam mais com os recursos existentes, melhorem seu planejamento e a organização se torna mais eficiente e mais responsiva interna e externamente, impactando positivamente no resultado.

O quanto você já conhecia de Digital Asset Management e seus benefícios?

A Huntag é uma plataforma DAM, on-line, ideal para gerenciar a produção de conteúdos, através de workflow de aprovações, e organizar arquivos das áreas de marketing, comunicação, e-commerce e criação, para evitar retrabalhos, centralizar a distribuição e compartilhamento de informações.

Aproveite que agora você sabe mais sobre DAM e seus benefícios, fale com a gente e revolucione suas estratégias e o modo como lida com a criação de conteúdos!

Estruturar um banco de imagens de qualidade e bem organizado é fundamental para qualquer estratégia de branding consistente. Descubra como!

A utilização de imagens é um recurso indispensável para qualquer estratégia de branding. Fazendo boas escolhas, é possível atrair novos leads e transmitir rapidamente as ideias que refletem os valores e propósitos de uma marca. Mas quais cuidados devemos ter ao trabalhar com imagens?

Negligenciar a origem de uma foto, por exemplo, bem como a importância da sua qualidade são erros comuns e que podem trazer enormes prejuízos não só financeiros mas também para sua reputação. Neste artigo vamos abordar a importância de construir um banco de imagens profissional para o seu branding, como gerenciá-lo e quais são os cuidados essenciais.

Qual é a fonte das imagens que você utiliza?

As origens possíveis são várias: resultados de pesquisa dos buscadores, bancos de imagens gratuitos, produção interna… Em qualquer uma destas opções, é necessário que o profissional esteja sempre atento aos direitos autorais sem perder de vista o objetivo principal de fortalecimento do branding do seu negócio.

O uso indevido de fotografias em seu site, por exemplo, pode acarretar um processo judicial que trará muita dor de cabeça! Além do tempo e dinheiro perdido, existe ainda o dano à reputação do seu negócio. Por outro lado, a falta de cuidado pode facilitar que uma ilustração/fotografia criada por sua equipe, com recursos próprios, seja aproveitada pela concorrência.

Se engana quem pensa que usar bancos de imagens gratuitos é a solução ideal para trabalhar com peças visuais. Muitos bancos não fazem o gerenciamento de quais imagens já foram baixadas e oferecem ativos muito genéricos, que não produzem o impacto desejado para sua marca e não servem para destacar seu produto da concorrência.

Como usar o banco de imagens para seu branding?

Ao optar por um banco de imagens interno, além de ter o controle de quais imagens foram usadas e garantir que todas as peças tenham alta qualidade, a história da marca fica preservada. Este é um passo muito importante para o fortalecimento do branding: fazer com que o consumidor esteja familiarizado com a história da empresa.

O registro da trajetória da sua empresa serve para inspirar e balizar o que ainda virá. Se as fotos diariamente produzidas ou até mesmo baixadas estão pulverizadas em pastas dispersas, computadores diferentes, muito se perde no processo de criação de conteúdo novo. Essa falta de organização resulta em perda de tempo e dinheiro com buscas e retrabalho.

Manter um banco de imagens interno é preservar os momentos que fizeram da empresa o que ela é hoje e o que será no futuro. Imagens contam histórias e histórias conquistam pessoas, sejam clientes ou profissionais do seu time. É verdade que “uma imagem vale mais que mil palavras”, porém mil imagens sem a menor organização valem uma boa dor de cabeça.

Como organizar um banco de imagens da sua marca?

Pensando na melhor utilização do banco de imagens da sua empresa, nós da Huntag oferecemos a solução ideal para a sua organização. Por meio de um sistema baseado em DAM (Digital Asset Management) ou Gerenciamento de Ativos Digitais, a plataforma da Huntag traz muitas vantagens como:

• Leitura de metadados das imagens: nossa plataforma reconhece até mesmo o modelo da câmera que tirou a foto, convertendo esta informação em dados para a busca.
• Organização por categorias e subcategorias: você nunca mais irá precisar se preocupar com aquela infinidade de pastas. Nossa plataforma utiliza o sistema folderless.
• Inserção de palavras-chave: ao baixar uma imagem, o nome vem em códigos ou, muitas vezes, em outros idiomas. Mas, ao cadastrá-la em nossa plataforma, você poderá inserir palavras-chave que ajudam em sua localização.
• Liberação de espaço: as imagens são redimensionadas automaticamente, reduzindo seu peso e deixando mais espaço em seus servidores.
• Controle de direitos autorais: saiba se a licença das imagens está próxima do vencimento e renove o seu uso em tempo hábil.
• Controle de gastos: o banco próprio passa a ser a fonte prioritária dos ativos.Dessa forma, fontes externas de imagens serão menos utilizadas, gerando menor custo.
• Banco de imagens em formato de galeria: com tudo à vista, você saberá exatamente o que possui. O que é visto é lembrado!

Conte com a Huntag para criar seu próprio Banco de Imagens e fortalecer seu branding. Com nossa plataforma, sua empresa poderá preservar a própria história e manter a consistência da marca. Envie um e-mail para contato@huntag.com.br ou entre em contato através do nosso formulário. Vem com a gente!

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Let’s hunt, let’s tag!

Confira a melhor maneira de organizar os arquivos digitais criados para o marketing e comunicação no varejo. Evite retrabalho e ganhe agilidade!

Se você trabalha com varejo sabe bem o imenso volume de ativos digitais usados na comunicação. Além das peças utilizadas em seus próprios sites ainda existem aquelas usadas nos tablóides, anúncios impressos, e-mails marketing, cada uma segmentada por nicho de clientes, preços, filiais, regiões etc.

As equipes de marketing perdem muito tempo criando planilhas e pastas com dados de campanhas passadas, presentes e futuras. Uma montanha de informações mal armazenadas que acaba comprometendo a agilidade do trabalho e o volume de vendas. Então como podemos organizar tudo isso de maneira eficiente?

Entendendo melhor os desafios da comunicação no varejo

A comunicação do varejo é muito dinâmica e acontece em diversos formatos e segmentações. Grande parte dos arquivos digitais são imagens, acompanhadas de preço e de descrição técnica dos produtos. Como o impacto visual é peça chave para atrair consumidores, é comum que cada produto ofertado possua, no mínimo, quatro fotos.

A quantidade de informações que precisam ser constantemente criadas e catalogadas é imensa e traz para as equipes um grande dilema. Por um lado, não caprichar na ordenação significa muito retrabalho e desperdício de tempo tentando encontrar aquilo que já foi criado. Por outro lado, planejar critérios de organização em pastas, além de também consumir tempo, não elimina a probabilidade de falhas.

Seria necessário ter uma memória de elefante e uma precisão cirúrgica em relação ao item que se quer encontrar, além de confiar plenamente que todos os ativos estão sendo corretamente armazenados por todos os membros da equipe. Resultado: o fluxo do trabalho fica comprometido e qualquer ação promocional demora mais para ser produzida.

A solução ideal para organização de ativos digitais

Imagine uma plataforma digital que pudesse centralizar e organizar todas as peças de comunicação utilizadas: fotos, vídeos, textos. Imagine que através dela fosse possível dar acesso à todas as equipes, monitorar o trabalho sendo feito e garantir que nenhum ativo fosse perdido ou sobrescrito.

Foi justamente pensando no tamanho do desafio do varejo e na melhor saída possível para ele que a Huntag criou uma plataforma sob medida. Ao adotá-la, sua empresa tem acesso a diversos benefícios como:

• centralização de ativos digitais em um único ambiente;
• localização rápida e fácil de fotos, textos, vídeos e demais ativos, por meio de tags e metadados;
• disponibilização de conteúdos com datas referentes às campanhas trabalhadas;
• workflow funcional, que permite trabalhar em colaboração com validações e aprovações de conteúdos;
• centralização da comunicação das equipes de marketing;
• controle e garantia do padrão visual das peças de comunicação;
• alinhamento de linguagem e padrão visual entre a central, filiais e franquias;
• centralização de feedbacks e controle da produção.

E não para por aí. Há, ainda, os benefícios indiretos como:

• redução de até 30% dos custos com retrabalhos;
• proteção ao acervo da empresa;
• economia de tempo;
• compartilhamento de conhecimento;
• e alinhamento entre as equipes.

Se a sua empresa ainda não dispõe de um serviço de gerenciamento de ativos digitais, está mais do que na hora de rever o fluxo de trabalho e garantir sua sustentabilidade em um mercado tão ágil. Deixe a organização por conta da Huntag e preocupe-se com o que é realmente importante no varejo: a comunicação da sua marca.

Para saber mais sobre a nossa plataforma, acesse: www.huntag.com.br ou entre em contato conosco: contato@huntag.com.

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Let’s hunt, let’s tag!

Com o crescimento da educação a distância – que tem superado a presencial na última década – as disciplinas online e os materiais didáticos digitais estão conquistando cada vez mais espaço nas empresas e instituições de ensino. Por isso, manter uma rotina organizada desses materiais e processos é importante, para que se ganhe eficiência no dia-a-dia. É neste ponto que uma plataforma de gerenciamento de ativos digitais irá te ajudar!

O volume de conteúdos só cresce

Nos cursos à distância, há grande quantidade de documentos e apostilas emitidos diariamente para serem usados pelos alunos. No momento de organizar esses documentos, é comum gerar confusão de pastas com o conteúdo utilizado nos cursos ministrados, e no final, muitos deles, não são encontrados por um pequeno fator, falta de organização. Quantas vezes isso já aconteceu com você? Ficar horas procurando um arquivo importantíssimo e não ter a menor ideia onde aquele conteúdo foi parar. Para evitar o desperdício de tempo e facilitar a busca, é fundamental contar com uma ferramenta de gerenciamento e organização de arquivos digitais.

Essas horas perdidas tentando buscar qualquer documento, acaba desmotivando e dispersando a atenção para outros temas não tão importantes. Todos os dias, escutamos sobre alcançar metas, mas o que as pessoas esquecem é que uma simples ação de organização pode auxiliar 100% na produtividade de qualquer estudo. Adotar métodos de organização na hora de estudar pode ajudar na questão de tempo, e tempo hoje em dia é tudo.

Compartilhar é preciso!

Quando falamos especificamente de gerenciamento de conteúdos digitais, o objetivo é mostrar como essa pequena prática pode auxiliar – e muito – no dia a dia de qualquer um. Esse tipo de gestão e organização é fundamental para escolas e universidades, em seus núcleos de EAD e entre seu corpo docente, para a curadoria e disseminação do conhecimento.

Não adianta ter uma rotina bem definida baseada em planejamento de estudo, quando não existe um tipo de organização e gerenciamento de material didático.

A verdade é, quando falamos de estudos, o compartilhamento desses documentos é a chave para se planejar e preparar de forma eficiente. E esse ponto é ignorado por muitos.

Quando não há a gestão de documentos, de fato, parece não ter solução para a desorganização e consequente entramos no fator “falta de produtividade”. Por isso, é fundamental a organização de arquivos digitais – buscar a ferramenta ideal para a armazenagem de todo conteúdo e optar por um acervo digital é a melhor maneira de assegurar que seus materiais estarão à disposição no momento em que você mais precisar.

Mantendo o padrão

A gestão de ativos digitais pode ser definida como uma metodologia que oferece uma solução de arquivo e organização, sendo assim, o primeiro resultado que você percebe na hora dos estudos é a forma prática para encontrar qualquer material digital e a maneira como foram organizados da maneira adequada e correta.

Dessa maneira, haverá um padrão no seu acervo e eles poderão ser identificados rapidamente em qualquer momento que você precisar.

O que achou da importância de organizar seus conteúdos didáticos?

Quer implementar uma solução de Gerenciamento de Ativos de Digitais na sua faculdade ou escola?

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Let’s hunt, let’s tag!

Há bem pouco tempo, a organização de arquivos era feita fisicamente por muitas empresas. Eram salas com incontáveis gaveteiros lotados de pastas cheias de documentos organizados por ordem alfabética, data ou outro sistema qualquer, geralmente em meio a muita poeira. E, para encontrar o que precisávamos, era sempre a mesma ladainha: “Será que foi arquivado por data? Ou por ordem alfabética? Pelo nome do cliente ou do projeto? Será que foi parar no arquivo morto?” E assim perdíamos um tempo precioso na busca por um registro.

Com o passar dos anos e com a chegada da tecnologia, esses documentos foram parar nos servidores. Pronto! Agora tudo está finalmente digitalizado e… agrupado em pastas, dentro de outras pastas, naquele caminho daquele diretório, com aquele nome esquisito… Bem, pelo menos, perdemos nosso precioso tempo caçando arquivos sentados no conforto de nossas estações de trabalho. Esta é a única diferença!

Diante dessas situações, quem é que nunca pensou: “por que ainda não inventaram um ‘ctrl+F’ que localize exatamente aquilo que eu estou procurando?” Pois é, este “ctrl+f” já existe e se chama folderless – ou “menos pastas”, em português.

Na verdade, folderless é bem mais que “ctrl+f”. É um sistema inteligente que organiza conteúdos por categoria, sem aquela estrutura maçante de pastas, sem nomenclaturas mirabolantes e sem caminhos tortuosos.

Mas como os conteúdos são organizados, então?

Simples, por meio de tags e metadados! Vamos imaginar que você precise salvar uma imagem qualquer, referente a determinado tema, e que ela deva ser facilmente localizada a qualquer tempo. Neste caso, basta que você atribua a essa imagem tags relacionadas a ela ou ao universo a que ela pertence e, na hora de procurar, basta digitar alguma dessas tags e a imagem será localizada pelo sistema. Quer ver?

Para localizar esta imagem, que tags você usaria?

Vejamos: prédio – edifício – escritório – negócios – torre – trabalho – empresa

Então, vamos lá:

1. Ao salvar um arquivo, atribua a ele tags significativas.
2. Ao procurar por esse arquivo, digite uma ou mais dessas tags.
3. O sistema irá localizar todos os arquivos relacionados a elas.
4. Agora é só baixar o arquivo desejado e aproveitar o tempo que sobrou!

Menos é literalmente mais com o sistema folderless: menos pastas, menos complicações, menos tempo perdido; mais agilidade, mais produtividade, mais tempo para o que realmente importa!

Quer saber mais sobre esta tecnologia?

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Introdução

Toda implementação e contratação de um novo sistema e/ou tecnologia é sempre uma tarefa desafiadora dentro de uma empresa ou equipe. Desde um CRM, um sistema de marcação de ponto ou gestão de tarefas, é necessário mudanças de hábitos e quebras de paradigmas para que o processo flua da maneira mais natural possível. Aí é que entra a figura do líder, que é preciso dar o exemplo e seguir alguns passos para que essa mudança de cultura seja o mais “leve” possível.

Mesmo que siga as dicas que sugerimos ao implementar um sistema de gerenciamento de ativos digitais (clique aqui para ler o artigo), é comum que por conta da correria do dia a dia profissional algumas pessoas se percam na caminhada e esqueçam do novo fluxo que existe. Nessa hora é preciso voltar e retomar o rumo, antes que se crie novamente o caos.

Vamos lá?

Separamos 4 dicas poderosas para te ajudar a garantir que a equipe está aproveitando ao máximo os benefícios oferecidos por um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais. Olha só:

1. Peça feedbacks: Depois de implementar a cultura do DAM na empresa, aguarde o período de 1 mês de utilização e comece a pedir feedbacks sobre o sistema. Vale perguntar sobre como o sistema tem melhorado o trabalho do colaborador, se é fácil de usar, se é intuitivo, se o colaborador está tendo alguma dificuldade e principalmente se ele acha que algo nesse processo pode melhorar. As respostas para estas perguntas te darão uma noção de como o processo está funcionando no dia a dia da equipe e também te dirá se o colaborador a está utilizando.

2. Relembre a importância: Nós sabemos que você já deixou bem clara a importância da utilização de um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais, mas é sempre importante que você relembre isso de tempos em tempos. Aproveite também a entrada de novos colaboradores para deixar claro à eles sobre como o sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais irá ajudar nos processos e no aumento de produtividade da equipe.

3. Realize um game: As pessoas podem desanimar de seguir um novo processo após um período de tempo. Uma boa opção para driblar isso é realizando um tipo de game onde os ganhadores terão algum benefício. Um exemplo: que tal premiar os 5 funcionários que mais colaboram no software de Gestão de Ativos Digitais utilizado pela empresa? Uma competição saudável e um bom prêmio sempre alegram todo mundo.

4. Gere relatórios: Relatórios são ótimos para que você tenha uma noção do que está acontecendo e também para garantir que as pessoas estejam utilizando o sistema DAM. Colha relatórios mensais ou quinzenais sobre como os arquivos têm sido guardados na nuvem e também sobre os novos arquivos adicionados por lá.

É normal que vícios antigos de trabalho e a correria do dia a dia tirem a sua equipe do caminho da nova cultura de Gestão de Ativos Digitais da empresa, mas com essas dicas você, como gestor, poderá garantir que a sua equipe está trabalhando com o novo sistema, se tornando mais produtiva e organizada no dia a dia.

Conte com a equipe da Huntag e a nossa plataforma, para ganhar mais produtividade e eficiência no dia-a-dia de trabalho das equipes de marketing e comunicação.

Entre em contato com a gente. 😉

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