Integração entre DAM e Fluxo de Trabalho

Integração entre DAM e fluxo de trabalho? Saiba se funciona!

Equipe Huntag

Integração entre DAM e fluxo de trabalho? Saiba se funciona!

Uma das maneiras de otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe é integrá-lo à uma plataforma DAM. Conheça os benefícios da Gestão de Ativos Digitais!

 

Workflow, work from home, conexão remota, VPN, Teams, trocas intermináveis de e-mail… Quantos novos termos estão sendo descobertos e quantos processos têm sido aprimorados em nossa rotina corporativa, né?

Com a exponente migração do modelo de trabalho convencional para o home office ou trabalho remoto, as empresas buscam soluções cada vez mais efetivas para que a produtividade, qualidade e agilidade nas tarefas não sejam comprometidas.

Para isso, a procura por processos como fluxo de trabalho (ou workflow) e ferramentas de gestão como DAM (Digital Asset Management, ou Gestão de Ativos Digitais), se torna cada vez mais comum e necessária.

Principalmente a agências ou times de marketing e comunicação, que lidam com os ativos digitais de diversos clientes, projetos e suas marcas, e precisam de uma metodologia ágil.

Hoje, existem softwares especializados que integram esses dois elementos para oferecer uma solução rentável, vantajosa, que vai economizar até horas de trabalho de sua equipe e fazer a diferença, principalmente se vocês estão trabalhando remotamente.

Leia nosso artigo completo sobre integração entre DAM e workflow e descubra se seus benefícios são atrativos à realidade do seu negócio para torná-lo mais lucrativo.

 

Tudo sobre workflow

De maneira descomplicada, workflow, ou fluxo de trabalho define as etapas envolvidas em seu processo de realização.

Nada mais é do que a maneira como realizamos alguma tarefa, que inclui várias etapas que precisam ser concluídas sequencialmente em um diagrama ou lista de verificação, prioridade e importância.

Imagine a seguinte cena: chega um novo cliente, ou projeto, ao seu negócio, ou sua área, buscando por uma campanha de posicionamento digital. Ainda não tem nada pronto: identidade visual, redes sociais, anúncios, blog, enfim, tudo é responsabilidade do seu time.

É preciso de um processo até chegar no resultado final, não concorda? Durante ele, é preciso que cada colaborador entenda exatamente a sua função e o que precisa ser feito por ele.

Por onde começar? O que pode ser agilizado enquanto o outro time cuida da construção da marca? Qual a ordem de prioridade? Quem faz o quê? Depois de quem?

Questões assim costumam ser muito frequentes e podem tomar um tempo absurdo do seu pessoal, diminuindo drasticamente a produtividade e comprometendo o prazo e a qualidade na entrega do trabalho, visto que, naturalmente, os prazos já costumam ser apertados, imagina se houverem imprevistos (que sempre acontecem!).

Dessa forma, o fluxo de trabalho existe para garantir que todos conversem a mesma língua, que o conhecimento não se perca e que as tarefas importantes sejam realizadas da maneira certa, diminuindo refações.

 

Origem do fluxo de trabalho

Esse é um termo bem comum principalmente às novas rotinas de trabalho que passaram a acontecer remotamente.

No entanto, sabia que a origem do workflow vem do início do século XX, por Frederick Taylor e Henry Gantt, dois engenheiros mecânicos que buscavam melhorar a eficiência industrial.

O trabalho dos dois inspirou estudos de tempo e movimento — medir o tempo que os funcionários demoram para terminar alguma tarefa ou uma série de processos, e assim encontrar formas de eliminar redundâncias ou refações.

Dessa forma é definido um processo que os funcionários precisam seguir para realizar seus trabalhos com a maior eficiência possível.

E se você acha que já ouviu essa palavra “Gantt” por aí, não é à toa. Foi Henry Gantt que criou o gráfico de mesmo sobrenome: um gráfico de barras com visão estratégica de tarefas em um cronograma de projeto. Os gráficos de Gantt já são usados há décadas para gerenciar grandes projetos.

 

Tudo sobre DAM

Sabe esse exemplo que a gente te deu lá em cima, da chegada de um cliente ou projeto novo e todos os processos e peças utilizadas na campanha? Ele por si só já demanda extremo trabalho e dedicação, imagina se multiplicado por todos os clientes, ou áreas, e por todas as novas campanhas.

Concorda que é uma grande sobrecarga para uma pessoa só tomar conta, e a chance de erros, refações ou atrasos é muito grande?

É por isso que um software DAM é essencial para automatizar esse processo através de tecnologia, organização, fluxos determinados, comunicação centralizada e muito mais.

Ele funciona como um repositório inteligente online, no qual, além de todos os ativos digitais serem armazenados, são categorizados de maneira estratégica. Assim, fica muito mais fácil, rápido e organizado armazenar, encontrar, recuperar e compartilhar qualquer arquivo.

Para contextualizar, ativos digitais são qualquer item eletrônico indispensável ao sucesso do seu cliente, como fontes, imagens, apresentações, gráficos, estratégias, vídeos, enfim, toda a comunicação agência – cliente que demanda direito de uso.

E quantas vezes esses ativos não se perdem em meio a processos, né? Ou pior, levam um tempo absurdo para serem encontrados e acabam comprometendo todo o fluxo de trabalho de uma equipe inteira.

Sendo assim, o DAM entra como uma solução de alta eficiência e produtividade que, além de armazenar, realiza todo o processo de gestão desses arquivos, a partir de metadados, backups, rastreamento de uso, palavras-chave, relatórios, datas de entregas e validações e afins, sendo uma solução essencial a serviços de e-commerce, por exemplo.

Ele é ideal para controlar o fluxo de produção, já que os ativos vêm aumentando exponencialmente, principalmente após a pandemia com o foco no digital. Além disso, mantém o time conectado, tendo em vista que todos têm acesso rápido a tudo o que está sendo produzido.

 

Integração entre DAM e fluxo de trabalho

Ok, conceitos compreendidos. Enquanto fluxo de trabalho é a ordem natural que deve ser seguida, com uma sequência de etapas fundamentais ao êxito de alguma tarefa ou projeto, o DAM é um software que gerencia, armazena, organiza e categoriza ativos digitais para simplificar e otimizar a rotina de trabalho da sua equipe.

Mas, por que essa integração é vantajosa?

Porque quanto mais se centraliza a comunicação e se compartilha o conhecimento, menor o tempo de trabalho e menores as refações, o que resulta em produtividade e resultados com qualidade mais polida aos seus clientes.

Um estudo com mais de mil trabalhadores nos EUA descobriu que 42% do conhecimento não é compartilhado e é exclusivo às pessoas, ou seja, se elas não estão presentes ou acabam deixando o emprego, seus colegas não conseguem realizar quase metade do trabalho.

Além disso, a pesquisa também afirma que eles perdem 5,3 horas todas as semanas esperando por informações fundamentais a sua função, ou reaprendendo o conhecimento.

Leia também: Como engajar sua equipe para o uso de uma nova tecnologia DAM

Isso ocasiona projetos atrasados, oportunidades perdidas, frustração entre os funcionários e impacto significativo e negativo nos resultados financeiros.

Sendo assim, utilizar uma ferramenta DAM é uma estratégia que funciona muito bem para ajudar a organizar um fluxo de trabalho eficiente. Aliás, os dois conversam de forma tão harmoniosa que hoje já existem softwares que integram esses processos.

Desse modo, você ganha uma solução completa de gestão e comunicação inteligente que gera benefícios primordiais para qualquer agência ou time de marketing. Ficou interessado? Conheça o que a Huntag oferece ao seu time.

 

Benefícios de integrar DAM e fluxo de trabalho com a Huntag

A Huntag é uma plataforma que já integra DAM e Workflow e ajuda a gerenciar o conhecimento entre equipes criativas que buscam otimizar tempo e trabalho a partir de processos mais ágeis e tomadas de decisões mais certeiras. Dentre alguns benefícios, podemos destacar:

 

Workflow de Validação e Aprovação de conteúdos

Chega de perder informações espalhadas em e-mails, WhatsApp e afins. Pela nossa plataforma online, todo o conteúdo fica agrupado em um único lugar, assim como todas as versões de conteúdo já produzidas e suas devidas alterações.

Além disso, um sistema DAM de qualidade como a Huntag emite alertas em tempo real quando arquivos ou novas versões forem carregados, comentários são adicionados ou ativos são aprovados.

Dessa maneira, uma etapa só começa depois que a anterior termina, certificando-se de que os ajustes foram atendidos e compreendidos, e diminuindo significativamente as chances de erro.

 

Redução de até 30% no custo operacional

Aqui, tudo é feito dentro da plataforma, que é a mais completa do mercado. Isso acaba com a necessidade de contratar diferentes serviços que geram custos elevados mensalmente. Confira o que pode ser feito por meio do nosso sistema:

  • Compartilhe links com usuários Huntag ou qualquer pessoa e acompanhe se elas acessaram e/ou baixaram o conteúdo;
  • Defina a data que o link expira para que depois elas não tenham mais acesso;
  • Comprima imagens e ganhe agilidade com a redução automática de tamanho;
  • Crie galerias de projetos, eventos ou campanhas com as peças-chave agrupadas, como fontes, patterns, psd, etc.;
  • Visualize e reproduza conteúdos como vídeos, áudios, imagens e gráficos dentro da própria plataforma, sem programas intermediários.

Leia também: 10 motivos para investir em armazenamento de arquivos de marketing

 

Comunicação centralizada e controle de uso

Uma plataforma DAM é ideal para auxiliar no controle de acesso e permissões. Com ela, cada usuário tem sua credencial e é possível acessar relatórios de uso, download e afins, além de controlar o que cada pessoa pode ver, em caso de peças confidenciais.

Isso gera segurança e controle de compartilhamento, além de um panorama assertivo sobre o ciclo de vida de um ativo. Como assim?

Com a Huntag é possível acompanhar a quantidade de vezes que uma imagem ou fonte foram baixadas, por exemplo. Se esse número for alto, significa que a sua empresa tem economizado tempo e dinheiro com seu reaproveitamento. No entanto, é preciso ficar alerta para que ela não se repita exageradamente e se torne uma comunicação cansativa.

Falando em comunicação, todo esse processo é feito dentro da nossa própria plataforma. Assim, todo mundo conversa a mesma língua e têm acesso às mesmas informações e solicitações.

Dispomos de um alto espaço de armazenamento, adaptável à necessidade de sua equipe para nunca te deixar na mão. Chega de ficar limpando o servidor porque o espaço acabou!

É por isso que tudo pode ser feito no interior de nossa plataforma, sem a necessidade de vários canais. Além de armazenar, a Huntag é fácil e eficiente para gerenciar, localizar, compartilhar e integrar todas as equipes de sua empresa, como Marketing, Vendas, E-commerce e muito mais.

 

Demonstrações: conheça o serviço na prática

Qual a melhor maneira de entender a funcionalidade de uma ferramenta e saber se ela se encaixa à realidade do seu time? Testando!

A Huntag oferece uma verdadeira consultoria gratuita para quem quer entender, na prática, como um software que integra DAM e fluxo de trabalho pode contribuir ativamente com uma rotina de trabalho mais eficiente.

Você pode solicitar sua DEMO e conferir de perto todos os nossos recursos e funcionalidades tecnológicas; ver a ferramenta atuando de verdade em outra empresa para um exemplo visual mais prático; ganhar um teste grátis para utilizá-la no seu dia a dia por algum tempo.

Na Huntag, a gente não enxerga qualidade como diferencial, e sim como uma necessidade essencial a qualquer negócio. É por isso que somos tão transparentes: sabemos que quem conhece, confia. Fale com um consultor agora e solicite orientação e teste grátis!

Imagem do infográfico explorando DAM

Baixe o infográfico:

Explorando o Gerenciamento de Ativos Digitais em Mkt e Comunicação

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