Produzir – imagens, vídeos, textos, planilhas, materiais ricos ou qualquer que seja o tipo – é um processo que demanda tempo, organização, estrutura e ter ferramentas que auxiliam na gestão da criação de conteúdos são essenciais.
As áreas de comunicação e marketing, sejam elas alocadas em agências, empresas como e-commerce ou produtores de conteúdos, por exemplo, contam com diversas demandas nos seus processos, desde o pedido do trabalho até a aprovação de fato e é importante que esse fluxo seja visualizado e organizado para os melhores resultados.
Você já se perguntou como a criação de conteúdos pode ser facilitada e gerenciada em sua estrutura? Saiba mais sobre essa tão importante ponta do seu negócio!
A criação de conteúdos
A criação de conteúdos é um processo que envolve planejamento, criação, revisão, publicação, promoção, mensuração e hospedagem dessa demanda, qualquer que seja ela dentro da empresa.
Desde uma imagem simples para divulgação de uma norma interna da empresa até campanhas complexas de divulgação de produtos para seus clientes, tudo demanda planejamento e organização, certo?
Imagine uma agência de publicidade que lida com diversos clientes. Existe um processo de criação de demanda para cada cliente, tempo para produção de fato, envio para o cliente, ajustes, refações, novo envio até que ocorra a aprovação e a utilização dessa peça, não é mesmo?
Agora pensemos em outro cenário: um e-commerce que tem seu próprio time de comunicação e não depende de externos, como agências. Para que o time de marketing possa fazer suas divulgações é preciso o mesmo processo de criação de demanda para o time de design, envios, refações e aprovações até o uso final, certo?
Ou seja, independente de onde estão os times de criação e como é a forma particular de trabalho de cada local, existe um fluxo de trabalho para a criação de conteúdos e imagens e eles são essenciais para que as demandas de diversos grupos funcionem de forma ágil e assertiva.
Ao olhar para esse processo, muitas pessoas e empresas esquecem sobre algo essencial dentro dele: a gestão e organização desses conteúdos. Para onde vão as demandas produzidas e como as pessoas encontram o que necessitam dentro do ambiente de trabalho?
Organizar demandas é muito mais do que criar pastas compartilhadas, enviar e-mails ou fazer listas e documentos compartilhados com links para cada mídia.
A gestão trata-se de um processo necessário e estratégia para que todos os componentes da equipe conversem entre si e, não olhar para ela gera erros, grandes perdas e pontos negativos dentro das rotinas e de um negócio, como:
- Falta de entendimento entre as equipes e abalo na comunicação organizacional;
- Aumento de erros, retrabalho e refações, gerando queda de produtividade;
- Pedidos, aprovações e aprovações de peças por diversos canais que não conversam entre si;
- Conversas de trabalho que invadem o WhatsApp pessoal, dificultando a gestão e a organização de informações;
- Alta troca de e-mail com arquivos, fazendo com que o processo seja mais longo, trabalhoso e se perca facilmente em meio a tantos outros e-mails;
- Muitas pastas e sub-pasta com conteúdos de projetos;
- Pouco uso de recursos já criados que não são aproveitados por todos os setores já que as pessoas não têm acesso ao que já foi feito no ambiente de criação.
Como gerenciar a criação de conteúdos?
Como você percebeu, a criação de conteúdos é crucial dentro de um negócio e olhar para ela e seu gerenciamento é essencial para que todas as pontas do seu processo conversem e façam sentido entre si.
Portanto, é essencial olhar para essa estratégia dentro do seu negócio para que as perdas sejam reduzidas ou eliminadas e o trabalho ganhe em produtividade e resultados para seus diferentes grupos.
Para te ajudar nessa importante gestão, reunimos dicas e passos essenciais para sua criação de conteúdos e suas etapas. Confira!
Defina a estratégia e os papéis da equipe
Mesmo que a criação de conteúdos e mídias seja essencial dentro de um negócio, muitas vezes não está claro qual o processo e quais são os papéis dentro dela.
Pense naquela situação do e-commerce que citamos, com o time de marketing e comunicação interna. Se o seu time de atendimento ao cliente precisa de uma imagem e um conteúdo, ele sabe onde e para quem pedir?
É preciso mandar e-mails até descobrir quem de fato é o responsável por esse tipo de demanda? Quantas pessoas passam pelo processo até que ele de fato se inicie?
Para que esse não seja mais um problema dentro da gestão e criação de conteúdos comece definindo sua estratégia e os papéis de todos que fazem parte da equipe. Entenda os passos que existem em seu negócio, documente as ações, tenha reuniões periódicas para planejar ações e resultados e saiba onde chegar com seu time de comunicação.
Com papéis definidos, cada profissional sabe exatamente sua responsabilidade e ações esperadas e fica mais fácil definir metas, dividir demandas e alcançar objetivos.
Tenha SLA para as demandas
Cada tipo de criação de conteúdo tem seu fluxo de produção. Uma imagem simples pode demorar poucos dias, enquanto um catálogo completo de vendas pode demandar algumas semanas e é importante ter regras para cada tipo de conteúdo.
Aqui podemos falar sobre os SLA, o Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço e esse é um documento, um combinado e um conjunto de diretrizes operacionais, procedimentos e métricas para guiar as equipes quanto à demanda, prazo, necessidade e qualidade.
Com o SLA os componentes do grupo de comunicação passam a ter um padrão para suas demandas e devem cumprir seus trabalhos dentro desse prazo e isso ajuda a todos os setores a entender suas necessidades.
Suponha que sua gestão definiu que o prazo para produção de uma imagem promocional para as redes sociais seja de 3 dias. Ao ter isso acordado entre todos, os times podem se organizar para que seja cumprida essa agenda e, mais do que isso, os outros times que demandam essa estratégia podem se organizar para fazerem pedidos.
Um grande problema dos times de marketing e conteúdo são os pedidos de última hora que chegam por whatsApp ou e-mail, por exemplo e, ao ter um SLA definido, os times precisam entender que o prazo precisa ser respeitado e nem sempre será possível encaixar um “trabalho de 5 minutos” dentro da agenda.
Trabalhe com workflow
Como já citamos, a criação de conteúdos envolve diversas etapas e é importante que todos os componentes da demanda tenham visão sobre elas. Imagine que um time faz pedidos por e-mail, mas recebe a imagem pelo WhatsApp. Após pedir uma refação, ele recebe novamente – dias depois – em seu e-mail.
Essa falta de concentração e organização das demandas causa problemas e faz com que os conteúdos sejam rapidamente perdidos e pouco reaproveitados.
Mais do que isso, as pessoas não têm visão do que está sendo feito e torna-se mais difícil organizar demandas, priorizar e cumprir o SLA definido, afinal, cada pedido está em uma rede diferente utilizada pelos colaboradores ou clientes.
O workflow acaba com esse problema e essa estrutura é um fluxo de trabalho que define as etapas envolvidas em todo o processo de criação. Com ele, é possível definir toda sua jornada, seja envio de briefing, criação, aprovação, refação, publicação, entre tantas outras de forma visual.
Com essa ferramenta torna-se possível verificar itens a serem feitos, entender o quanto tempo cada demanda demora para ser concluída, criar prioridades e importância para as tarefas e incluir todas as pessoas do processo em um mesmo local.
Com a Aprovação da Huntag, é possível centralizar as aprovações das produções de conteúdos de forma simples e rápida, evitando informações confusas e perdidas em e-mails, aplicativos de mensagens e documentos.
Dentro da plataforma é possível criar projetos, vincular pessoas, fazer comentários, compartilhar arquivos, pedir ajustes, fazer aprovações e visualizar todos os passos da criação de conteúdos.
Vale dizer que, a Aprovação da Huntag faz diferença em duas pontas do negócio: aqueles envolvidos de fato na criação de conteúdos que podem observar e acompanhar de forma rápida cada passo do processo e o nível gerencial, que passa a entender quanto tempo demanda cada aprovação, verifica SLA, entende quais são os erros e pode tomar ações com base em dados reais.
Invista em centrais de mídia e sistemas de gerenciamento de ativos
Falamos o quanto é importante organizar os conteúdos e as centrais de mídias e sistemas de gerenciamento têm papel crucial nesse momento e o DAM precisa ser o aliado de seu projeto.
Os Sistemas de Gestão de Ativos Digitais (DAM – Digital Assets Management), são softwares para compartilhar e armazenar arquivos digitais e são o núcleo de um ecossistema de conteúdos que envolve as áreas de uma empresa, como uma única fonte de acesso segura e fortalece o crescimento das marcas.
Ter um sistema de Gestão de Ativos Digitais dá controle operacional e intelectual e funciona como um repositório inteligente online, no qual, além de todos os ativos digitais serem armazenados, são categorizados de maneira estratégica.
Assim, fica muito mais fácil, rápido e organizado armazenar, encontrar, recuperar e compartilhar qualquer arquivo e materiais produzidos para sua marca e é uma forma eficiente e eficaz de gerenciar a criação de conteúdos.
Com o DAM da Huntag sua empresa passa a ter gestão de todo conteúdo produzido. Dessa forma, cada demanda pode ser reaproveitada e utilizada por diversos setores e de forma simples e facilitada tudo passa a ser encontrado dentro do seu negócio.
Com a plataforma de gerenciamento de ativos digitais da Huntag o negócio ganha em:
- Base única de acesso às imagens de produtos e conteúdos e formato galeria para fácil visualização;
- Leitura de metadados das imagens;
- Organização por categorias e subcategorias através do sistema folderless;
- Inserção de palavras-chave para fácil acesso;
- Liberação de espaço em seus servidores com o redimensionamento automático das imagens;
- Controle de direitos autorais;
- Autonomia para que as áreas de marketing e comunicação tenham fácil acesso às imagens, mantendo todos os setores na mesma página em relação ao uso dos recursos e única fonte de compartilhamento para parceiros.
- Integração com sistemas de e-commerce;
- Importação em lote de grandes quantidades de imagens;
- Compartilhamento externo;
- Workflow de Validação/aprovação;
- Controle de versões;
- Sistema simples e com boa experiência para o usuário.
Ter estratégia para gerenciar a rotina da criação de conteúdos e mídias é essencial para que seus resultados sejam assertivos, claros e práticos dentro do ambiente e envolvam todos os times.
Muitas empresas olham pouco para as estratégias e ferramentas de organização de conteúdos e não enxergam como esse investimento pode ser necessário, mas não tenha dúvida que gerenciar seus conteúdos faz toda a diferença dentro do negócio.
O quanto sua empresa se preocupa com a criação de conteúdos e o gerenciamento dos mesmos? Aproveite que agora você sabe melhor sobre esse processo e como a Huntag pode te ajudar e fale com um especialista para traçar seu plano de ação!
